60 Verplichte aanwezigheidsregistratie

Paritair (sub-)Comité nr.:
121.00.00-00.00

Bijwerking: 11/03/2024
Geldig vanaf: 01/01/2024

Vanaf 1 september 2024 zullen de aanwezigheden en rustpauzes op de arbeidsplaats bij onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten van onroerende goederen elektronisch geregistreerd moeten worden zodat men steeds een klare kijk heeft op de personen die er aanwezig zijn. De registratieplicht geldt bovendien enkel bij schoonmaakactiviteiten waarvoor de aannemer een "aangifte van werken” bij de RSZ moet doen. Deze aanwezigheidsregistratie zorgt voor een verbetering van de veiligheid en gaat zwartwerk, schijnzelfstandigheid en uitbuiting tegen. Bovendien zou de aanwezigheidsregistratie de administratieve lasten voor aannemers en onderaannemers met betrekking tot het melden van de arbeidsuren verminderen.

Het nieuwe systeem “Checkinandout@work” zal van toepassing zijn op alle werkzaamheden, ongeacht hun waarde. Alle natuurlijke personen die aanwezig zijn op een werkplek waar onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten plaatsvinden, zullen de registratieplicht moeten naleven.

De onlinedienst Check In and Out at Work van de RSZ is beschikbaar vanaf 1 januari 2024. De verplichting om activiteiten te registreren geldt vanaf 1 september 2024. In september, oktober, november en december 2024 zullen de bevoegde inspectiediensten gebruikers helpen om aan de nieuwe wetgeving te voldoen. Tot 31 december 2024 worden er dus geen boetes opgelegd, tenzij er fraude wordt vastgesteld. 

1. Toepassingsgebied

De aanwezigheidsregistratie is verplicht voor alle natuurlijke personen, ongeacht hun status (bv. werknemers, zelfstandigen, gedetacheerden, (onder)aannemers, leerlingen, stagiairs, studenten…)

De aanwezigheidsregistratie is niet van toepassing op:  

• de publieke en particuliere sectoren die hun lokalen door hun eigen schoonmaakpersoneel laten onderhouden;
• De natuurlijke persoon die reinigingsactiviteiten enkel voor privédoeleinden laat uitvoeren;
• Dienstenchequebedrijven (PC 322.01)

Het paritair comité waarin men zich bevindt, heeft geen invloed op de vaststelling of de verplichting al dan niet geldt. Het gaat voornamelijk over PC 121, maar de verplichting beperkt zich niet uitsluitend tot dit paritair comité.

2. Welke gegevens moeten geregistreerd worden?

Volgende gegevens worden elektronisch geregistreerd:

• de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon;
• het adres van de arbeidsplaats (indien het onroerend goed nog niet is genummerd of de openbare weg nog geen naam heeft gekregen, dient een omschrijving van het geografische gebied te worden gegeven).
• de hoedanigheid waarin een natuurlijke persoon zich bevindt op de arbeidsplaats;
• de identificatiegegevens van de werkgever, wanneer de natuurlijke persoon een werknemer is;
• wanneer de natuurlijke persoon een zelfstandige is, de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon of rechtspersoon in wiens opdracht een werk wordt verricht;
• het tijdstip van de registratie van aankomst op de arbeidsplaats en dat van vertrek van de arbeidsplaats evenals rustpauzes.

Iedere werknemer, iedere zelfstandige maar ook iedere werkgever, aannemer onderaannemer die zich op de arbeidsplaats aanbiedt, moet onmiddellijk geregistreerd worden. De werkgever mag zijn werknemers niet registreren. Zij moeten zelf hun aanwezigheid registreren, in real time op hun werkplaats.

3. Hoe moeten de gegevens worden geregistreerd?

Er worden twee manieren voorzien door de wet om bovenstaande gegevens te registreren.

1. Een elektronisch aanwezigheidsregistratiesysteem dat moet bestaan uit: 

• een gegevensbank: de gegevens over de aanwezigheidsregistratie worden hier ingevoerd. Hierdoor ontstaat een gegevensbank die een duidelijk overzicht bevat van alle aanwezigheden op de arbeidsplaatsen;
• een registratieapparaat: een toestel waarin de gegevens worden geregistreerd en waarmee ze naar de gegevensbank worden doorgestuurd. Het kan met een soort prikklok vergeleken worden;
• een registratiemiddel: een tool waarmee de gegevens in het registratieapparaat ingevoerd worden, bijvoorbeeld een badge.

2. Via een andere automatische registratiewijze (met gelijkwaardige waarborgen als bovenstaand registratiesysteem). De waarborgen waaraan dit registratiesysteem moet voldoen, evenals de eigenschappen, registratiemiddelen en technische specificaties moeten nog worden bepaald bij Koninklijk Besluit.

4. Terbeschikkingstelling van het registratiesysteem

De opdrachtgever moet het registratieapparaat ter beschikking stellen van de onderaannemers waarop hij een beroep doet. In principe zal de onderaannemer dus het apparaat gebruiken dat door de aannemer ter beschikking wordt gesteld. Deze aannemer en de onderaannemer kunnen in hun overeenkomst echter bepalen dat een andere gelijkwaardige registratiewijze toegepast wordt.

Elke aannemer heeft dus een dubbele verplichting:

• Hij moet enerzijds het apparaat gebruiken voor de registratie van zijn werknemers of de zelfstandigen waarop hij een beroep doet.
• Anderzijds moet hij dit registratieapparaat ter beschikking stellen van elke onderaannemer waarop hij zelf een beroep doet. Indien gebruik gemaakt wordt van een andere registratiewijze die afgesproken werd in de overeenkomst met de opdrachtgever, moeten de regels betreffende deze alternatieve registratiewijze nageleefd worden.

Elke onderaannemer moet op zijn beurt het registratieapparaat dat hij van de aannemer heeft ontvangen gebruiken en ter beschikking stellen van de onderaannemers op wie hij een beroep doet. De aannemers en onderaannemers die beroep doen op zelfstandigen moeten zich ervan vergewissen dat deze personen in het bezit zijn van een registratiemiddel dat compatibel is met het registratieapparaat op de arbeidsplaats. Hebben zij er geen, dan moet hij hen er een bezorgen, of contractueel bepalen dat deze zelfstandigen de registratie zal uitgevoerd worden via een ander automatisch systeem.

De werkgever is verantwoordelijk voor de aflevering van de badges of andere registratiemiddelen aan zijn werknemers. Deze dienen compatibel te zijn met het op de arbeidsplaats gebruikte registratiesysteem.

Ingeval er een beroep wordt gedaan op uitzendkrachten, is de gebruiker verplicht om deze verplichtingen na te leven.

5. Bescherming van de privacy van werknemers

De werkgever zal ervoor instaan dat het gebruik van de privésmartphone als registratieapparaat beantwoordt aan de vereisten die de regelgeving inzake het elektronisch aanwezigheidsregistratiesysteem vooropstelt.

De werkgever is er zich tevens van bewust dat de gegevens die via de privésmartphone worden verzameld persoonsgegevens betreffen. Elke verwerking van de gegevens die zijn verzameld in het kader van de elektronische registratie door de werknemer, in het kader van de uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst, zal dan ook onderworpen zijn aan de strikte naleving van de vereisten die de toepasselijke wetgeving stelt, inclusief de Europese en nationale wetgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens (waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG).

De werkgever zal een beleid uitwerken dat de vereisten van de toepasselijke wetgeving implementeert en dat op regelmatige tijdstippen zal worden geëvalueerd. Hierbij dienen onder andere de volgende (niet-limitatieve) principes in acht te worden genomen: 

• De werkgever waarborgt het respect voor de privacy van zijn werknemers;
• De locatie van de werknemer wordt enkel en alleen geregistreerd en doorgegeven op het moment van registratie en conform de voorschriften van de regelgeving inzake elektronische registratie;
• De applicatie heeft geen toegang tot gegevens die niet strikt noodzakelijk zijn in het kader van de registratie, zoals onder andere privéberichten, -foto's, -bestanden, enz. van de werknemer;
• De verwerking gebeurt enkel voor de doeleinden van de elektronische registratie;
• De werkgever stelt richtlijnen op omtrent de bewaartermijn en verwijdering van de verzamelde gegevens;
• De werkgever zorgt ervoor dat de werknemer tijdig en naar behoren wordt geïnformeerd over de verwerking van zijn persoonsgegevens en dit conform de toepasselijke regelgeving;
• De werkgever treft de passende technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn voor de bescherming van de persoonsgegevens;
• Slechts een beperkt aantal personen zal toegang hebben tot de gegevens.

Ter compensatie van het gebruik van de privésmartphone van de werknemer en de gebruikte dataruimte, betaalt de werkgever een forfaitaire vergoeding per maand, zoals voorzien in de sectorale CAO.
Indien de aanwezigheidsregistratie niet via een applicatie op een smartphone gebeurt, zal deze vergoeding ook verschuldigd zijn bij regelmatig gebruik van de privésmartphone op vraag van de werkgever in het kader van de dienstbetrekking, al dan niet met gebruik van door de werkgever ter beschikking gestelde applicaties. Deze vergoeding omvat het gebruik van de privésmartphone en het abonnementspakket bij een operator.
Vanaf 30 kalenderdagen afwezigheid is geen vergoeding verschuldigd.

6. Verplichtingen inzake deeltijdse arbeid

Zodra het aanwezigheidsregistratiesysteem wordt gebruikt, zal de onderneming ontheven worden van een aantal verplichtingen inzake de bekendmaking van de werkroosters van deeltijdse werknemers:

• de werkgever moet de deeltijdse arbeidsovereenkomst niet bewaren op de arbeidsplaats maar moet op vraag van de sociale inspectie wel een elektronisch afschrift van de arbeidsovereenkomst kunnen voorleggen;
• de werkgever moet het bekendmakingsbericht met een variabel uurrooster niet bewaren op de arbeidsplaats;
• de elektronische registratie mag dienstdoen als systeem van tijdsopvolging om prestaties buiten het deeltijds uurrooster op te volgen.

7. Aangifte van werken

Vanaf 1 januari 2024 is het drempelbedrag voor de "Aangifte van Werken" in de schoonmaaksector afgeschaft. Er moet een "Aangifte van Werken" gedaan worden, ongeacht het bedrag van de werken.

Werkplaatsen die onderworpen zijn aan de verplichte aanwezigheidsregistratie via Check In and Out at Work, moeten aangegeven worden in de "Aangifte van Werken". Tot 31 maart 2024 geldt een overgangsperiode voor het aanvullen van aangiften die actief zijn op 1 januari 2024 en dit blijven tot 31 maart 2024 of later.

 

Toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomst: om de integrale tekst te lezen, klik op het registratienummer.

Datum CAO 29/11/2023	Registratienr 184674	Geldig van 01/01/2024	Geldig tot -
Neerleggingsdatum 07/12/2023		Registratiedatum 18/12/2023
Reikwijdte K.M.O. en anderen, eveneens van toepassing op de werknemers in loondienst, met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd of voor bepaalde tijd, voor werkzaamheden die in België worden uitgevoerd, welke ook het vestigingsland van de werkgever weze
Onderwerp kaderprotocol voor digitalisering
BS Bericht van neerlegging 16/01/2024		Algemeen verbindend verklaring Gevraagd
Algemeen verbindend verklaard door Koninklijk Besluit van -		Gepubliceerd in het B.St. van -
Keywords WELZIJN OP HET WERK, WELZIJN OP HET WERK
Tekst aangepast op 21/12/2023

Historiek
01/01/2024	31/12/2050	60 Verplichte aanwezigheidsregistratie
01/01/2016	31/12/2023	60 Verplichte aanwezigheidsregistratie
01/04/2014	31/12/2015	60 Elektronische aanwezigheidsregistratie op werven