U zal het al dan niet reeds hebben mogen ondervinden, maar sinds begin maart is de fiscus bezig met systematische controles op de toepassing van de fiscale maatregelen m.b.t. de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing. Zo’n 2.000 ondernemingen zouden hierbij al betrokken zijn.
Ondernemingen die hiermee geconfronteerd worden, zijn vaak verbaasd over de vele vragen die hen worden voorgelegd, de documenten die zij daarbij moeten kunnen voorleggen en de termijn waarbinnen dat moet gebeuren. Om de administratieve last voor de betrokken ondernemingen toch wat te temperen heeft de administratie aan de betrokken inspecteurs echter de instructies gegeven zich toch enigszins soepel op te stellen in de behandeling van deze dossiers.
Hieronder willen we u informeren over de verschillende vragen waaraan u zich bij zo’n controle kan verwachten, welke documenten/informatie u via Group S kan bekomen en welke stappen u best kan ondernemen naar aanleiding van die controles.
1. Wat en hoe wordt er gecontroleerd?
Zoals gezegd, hebben de controles betrekking op de toepassing van de fiscale voordelen die een vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing inhouden. Het gaat o.a. om:
- de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing omwille van overuren;
- de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing omwille van ploegen- en nachtarbeid;
- de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing omwille van wetenschappelijk onderzoek;
- de IPA-korting.
Dat zijn allemaal lastenverminderingen die worden toegekend via de bedrijfsvoorheffing die werd ingehouden bij het personeel. Om na te gaan of die lastenverminderingen al dan niet terecht werden toegepast, wordt er door de inspecteurs heel wat informatie opgevraagd.
Zo vragen zij bij elke controle de verplicht bij te houden nominatieve lijsten, met daarin voor elke betrokken werknemer, de volledige identiteit en de nodige gegevens voor de toepassing van de vrijstelling van doorstorting. Die lijsten kan u via Group S bekomen. Neem daarvoor contact op met uw dossierbeheerder.
Daarnaast vraagt de fiscus ook nog bijkomende verantwoordingsstukken op, zoals o.a.:
- bepalingen van het arbeidsreglement/ondernemingscao die betrekking hebben op de voorwaarden voor de toepassing van de vrijstelling (vb. nacht- en ploegenarbeid, overuren);
- individuele arbeidsovereenkomsten (met functiebeschrijving), loondocumenten, individuele rekeningen en desgevallend tijdregistratiegegevens;
- een gedetailleerde berekening van de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing;
- bewijzen van effe inhouding van de bedrijfsvoorheffing bij de betrokken werknemers (hiervoor kan u de loonbrieven gebruiken);
- boekhoudkundige documenten;
- voor de vrijstelling voor wetenschappelijk onderzoek: gedetailleerde informatie over de projecten waarvoor de vrijstelling wordt ingeroepen en de medewerkers die daaraan worden tewerkgesteld.
Het verzamelen van bovenstaande informatie en documenten zal heel wat werk met zich meebrengen voor de betrokken ondernemingen. Nochtans wordt er op het eerste zicht niet veel tijd (slechts enkele weken) gegeven aan de ondernemingen om dat allemaal en voor alle betrokken werknemers te verzamelen.
Bij de administratie was men zich echter bewust van het feit dat die controles voor de betrokken ondernemingen een zeer grote bijkomende werkdruk met zich meebrengen. Daarom hebben ze in hun instructies aan de inspecteurs de aanbeveling gemaakt om niet bij voorbaat het detail van alle aangiften voor de volledige gecontroleerde periode op te vragen, maar slechts een steekproef te nemen. Nadien kan men dan, op basis van de resultaten van die steekproef toch nog alles voor de volledige periode opvragen.
2. Wat doet u best wanneer u geconfronteerd wordt met zo’n controle?
Mede door de hoge bijkomende werkdruk die deze controles met zich meebrengen, werd aan de inspecteurs ook het advies gegeven daarmee rekening te houden bij hun controles. Bijgevolg kunnen de ondernemingen die menen dat ze te veel werk zullen hebben met het verzamelen van alle gegevens en documenten overleggen met de betrokken inspecteurs over wat ze precies moeten doen om hun medewerking te verlenen aan de controle zonder daarvan al te veel disproportionele hinder te ondervinden. Datzelfde geldt indien de betrokken onderneming meent dat bepaalde gegevens eenvoudig door de inspecteurs zelf kunnen worden bekomen. Zo kan er bijvoorbeeld ook een termijn waarbinnen alles moet worden overgemaakt worden overeengekomen met de inspecteur.
Indien u dus een schrijven zou ontvangen waarin een controle wordt aangekondigd, raden wij u aan om persoonlijk contact op te nemen met de betrokken inspecteur en een termijn af te spreken waarbinnen u het gevraagde moet bezorgen. Ook kan u hen erop wijzen dat de controle in eerste instantie slechts steekproefsgewijs moet gebeuren en niet voor alle betrokken werknemers in het algemeen.