Wanneer de werknemer een privéwagen (of motor of bromfiets) voor beroepsdoeleinden gebruikt en daardoor kosten maakt, mag de werkgever hem in principe enkel de kosten terugbetalen die werkelijk zijn gemaakt en waarvan hij het bewijs van de aard en de grootte van het bedrag kan leveren.
De fiscale en sociale administraties laten evenwel toe dat de werkgever de door de werknemer gemaakte kosten terugbetaalt op basis van forfaitair vastgestelde vergoedingen.
Dergelijke forfaitaire kostenvergoedingen zijn belastingvrij en niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen wanneer de forfaitaire kilometervergoeding niet meer bedraagt dan deze voorzien in de officiële schaal die door de Staat wordt toegepast ten aanzien van haar ambtenaren wanneer zij een privéwagen voor beroepsdoeleinden gebruiken.
Voorheen werd de kilometervergoeding telkens op 1 juli verhoogd met een breuk waarvan de noemer het indexcijfer van de consumptieprijzen van mei van het vorige jaar was en de teller het indexcijfer van de consumptieprijzen van mei van het lopende jaar.
Als gevolg van het sectoraal akkoord 2007-2008 voor de openbare sector en om beter rekening te houden met de huidige evolutie bestaat het bedrag voortaan uit twee delen. Voortaan wordt hiervoor niet enkel rekening gehouden met het indexcijfer van de consumptieprijzen (80%), maar eveneens voor een deel (20%) met de maximale dagprijzen voor benzine en diesel. De federale regering voerde het nieuwe berekeningssysteem met terugwerkende kracht vanaf 1 juli 2008 in.
Voor de periode van 1 juli 2011 tot 30 juni 2012 bedraagt de kilometervergoeding 0,3352 euro.