Vanaf 1 april 2014 zullen bepaalde personen op bepaalde werven voorafgaandelijk aan de aanvang van de uit te voeren werken hun aanwezigheid elektronisch moeten registreren bij de RSZ zodat men steeds een klare kijk heeft op de personen die aanwezig zijn op de betrokken werven (wet van 8 december 2013 tot wijziging van de RSZ-wet en de Welzijnswet voor wat de voorafgaande aangifte en de registratie van aanwezigheden voor tijdelijke of mobiele bouwplaatsen betreft, BS van 20 december 2013). Deze verplichting zal zowel bijdragen tot de veiligheid en het welzijn van de werknemers op de werf als tot de strijd tegen de sociale fraude in de sector.
Na analyse van de gepubliceerde wetteksten en de genomen uitvoeringsbesluiten daaromtrent alsmede de praktische informatie die we nu konden bekomen bij de Nationale Confederatie van het Bouwbedrijf en de RSZ kunnen wij u de volgende informatie verstrekken omtrent deze nieuwe verplichting.
Noteer alvast dat alhoewel deze registratieplicht ingaat vanaf 1 april 2014, er maar zal gesanctioneerd worden ingeval van inbreuken op deze registratieplicht vanaf 1 oktober 2014.
1. Op welk werven is deze aanwezigheidsregistratie verplicht?
Deze registratie van aanwezigheid is verplicht op werven waar werken in onroerende staat worden uitgevoerd waarvan het totaalbedrag gelijk is aan of hoger is dan 800.000 €, exclusief btw.
Werken in onroerende staat
Onder “werken in onroerende staat” moet verstaan worden het inrichten, het herstellen, het onderhouden, het reinigen en het afbreken, geheel of ten dele, van een uit zijn aard onroerend goed alsmede elke handeling die zowel erin bestaat een roerend goed te leveren en het meteen op zodanige wijze aan te brengen aan een onroerend goed dat het onroerend uit zijn aard wordt
Voorbeelden van werken in onroerende staat zijn :
- metsel-en betonwerken;
- dakwerken;
- installatie en onderhoud van centrale verwarming;
- schoonmaak- en onderhoudswerken;
- Electriciteitswerken;
- leggen van kabels;
- plaatsen van metaalconstructies.
Meer informatie daaromtrent kan u terugvinden op de portaalsite van de sociale zekerheid in het bericht aan de aannemers van sommige werken.
De registratieplicht is dus niet beperkt tot de sector van het bouwbedrijf maar kan ook van toepassing zijn op sommige werken uit andere sectoren : Metaalconstructie (PC 111), Electriciens (PC 149.01), Schoonmaak (PC 121).
800.000 €
De grootte van de onderneming speelt dus geen rol. Van zodra een onderneming of zelfstandige, klein of groot, werken in onroerende staat uitvoert op een werf waar de totale waarde van alle door andere aannemers en zelfstandigen uitgevoerde werken gelijk is aan of hoger is dan 800.000 €, exclusief btw, valt hij onder deze registratieplicht.
Dit bedrag van 800.000 €, exclusief btw, kan reeds aanwezig zijn bij aanvang van de werken maar kan ook pas bereikt worden gedurende de uitvoering van de werken. In dat geval zal de registratie verplicht worden op het ogenblik dat de totale waarde van alle uitgevoerde werken gelijk is aan of hoger is dan 800.000 €, exclusief btw.
Werfmelding
Vergeet niet dat voor deze werven ook een werfmelding moet gedaan worden. Sinds 1 januari 2014 is het mogelijk om deze “aangifte van werken” die voordien bij verschillende instanties moest worden gedaan, nu via een nieuwe onlinedienst “aangifte van werken” op de portaalsite van de RSZ te doen. De RSZ zal de medegedeelde informatie dan overmaken aan de andere instanties (FOD WASO, NAVHB),
2. Welke personen moeten hun aanwezigheid registreren op deze werven ?
Alle personen die werken in onroerende staat (zie hierboven onder punt 1) uitvoeren op deze werven zullen hun aanwezigheid moeten registreren alvorens het werk op die werf te kunnen aanvangen.
Deze personen kunnen zijn:
- de (al dan niet buitenlandse) (hoofd)aannemer;
- de (al dan niet buitenlandse) (onder)aannemer;
- de (al dan niet buitenlandse) werkgever (al dan niet behorend tot het PC 124);
- de (al dan niet buitenlandse) zelfstandige;
- de (al dan niet de buitenlandse) werknemer (al dan niet behorend tot het PC 124) of uitzendkracht.
De pizzaleverancier of de vrachtwagenbestuurder die bouwmaterialen komt leveren op de werf worden dus niet beoogd.
Buiten de voornoemde personen zullen ook de volgende personen hun aanwezigheid moeten registreren:
- de bouwdirectie belast met het ontwerp;
- de bouwdirectie belast met de controle op de uitvoering;
- de veiligheidscoördinator verantwoordelijk voor de veiligheid en het welzijn tijdens de uitvoering van het bouwproject.
3. Hoe moet de aanwezigheid op een werf geregistreerd worden?
De wet legt geen enkel specifiek registratiesysteem op. De RSZ stelt wel de volgende registratiekanalen ter beschikking van de betrokken personen.
- PC : Vanop een PC, die zich niet noodzakelijk op de betrokken werf moet bevinden, wordt via een beveiligde toegang (e-ID, token) de aanwezigheid van elke persoon op de werf geregistreerd via een applicatie aanwezig op de portaalsite van de sociale zekerheid, namelijk CHECKINATWORK;
- GECENTRALISEERDE REGISTRATIE OP DE WERF : de aanwezigheden worden geregistreerd op een PC die zich bevindt op de werf en die over de internet applicatie CHECKINATWORK beschikt. Elke persoon aanwezig op de werf registreert via deze PC zijn aanwezigheid op de werf (lezen van de e-ID, invoeren van NISS-nummer, Limosanummer);
- SMARTPHONE of TABLET : elke persoon registreert via een beveiligde toegang zijn aanwezigheid op de werf via een webapplicatie CHECKINATWORK ontwikkeld voor smartphones en tablets;
- REGISTRATIESYSTEEM EIGEN AAN DE ONDERNEMING: op het vlak van de onderneming bestaat reeds een systeem dat gebruikt wordt voor andere doeleinden (Planning, Track and Trace, werkbadge, …) en men laat dit systeem nu certifiëren om ook de aanwezigheid op de werven te registreren en deze informatie over te maken aan CHECKINATWORK.
Het is best mogelijk dat de hoofdaannemer een bepaald registratiesysteem oplegt aan alle personen die werken komen uitvoeren op zijn werf.
Bij de registratie moeten volgende gegevens worden meegedeeld:
- De plaats van uitvoering van de werken (via het identificatienummer van de melding van werken);
- het tijdstip van registratie;
- ingeval van een werknemer / uitzendkracht : het rijksregisternummer en ondernemingsnummer van zijn werkgever;
- ingeval van een zelfstandige: het rijksregisternummer en ondernemingsnummer van zijn onderneming;
- voor de buitenlanders: het nummer van het ontvangstbewijs Limosa L1.
Wat ook de wijze van registratie is, in alle gevallen zal een controle worden uitgevoerd over de ingevoerde informatie. Indien deze informatie correct is ingevoerd zal men een ontvangstbewijs ontvangen waardoor de betrokken persoon de werf mag betreden. Ingeval van een fout bericht zal de betrokken persoon de werf niet mogen betreden alvorens een correcte registratie werd gedaan.
Na registratie van de aanwezigheden, zal de aannemer de medegedeelde gegevens kunnen consulteren. De hoofdaannemer zal de gegevens omtrent de volledige werf kunnen consulteren zodat hij kan nagaan of alle personen die op de werf werken hebben uitgevoerd zich hebben geregistreerd (zie verder onder punt
4. Wie is verantwoordelijk voor de registratieplicht?
Elke persoon die werken in onroerende staat (zie hierboven onder punt 1) uitvoert op deze werf is verantwoordelijk om zijn aanwezigheid op deze werf te melden alvorens het werk op deze werf aan te vangen.
Dit zijn dus:
- de (al dan niet buitenlandse) (hoofd)aannemer;
- de (al dan niet buitenlandse) (onder)aannemer;
- de (al dan niet buitenlandse) werkgever (al dan niet behorend tot het PC 124);
- de (al dan niet buitenlandse) zelfstandige;
- de (al dan niet de buitenlandse) werknemer (al dan niet behorend tot het PC 124) of uitzendkracht.
De hoofdaannemer is wel de eindverantwoordelijke die erop zal moeten toezien dat alle aannemers en onderaannemers de plicht tot registratie van de aanwezigheid respecteren.
Dit neemt niet weg dat de praktische organisatie van de registratieplicht wel kan overeengekomen worden tussen de verschillende personen op wie de aangifteplicht rust.
Zo kan de hoofdaannemer beslissen om de registratie van de aanwezigheid van alle personen op zijn werf zelf te organiseren of over te laten aan elke onderaannemer voor diens personeel. Hij kan eveneens beslissen om al dan niet de nodige middelen ter beschikking te stellen van zijn onderaannemer(s) om de aanwezigheid te kunnen registreren.
Wanneer hij dit overlaat aan zijn onderaannemer(s) moet hij wel zijn onderaannemer(s) contractueel wijzen op zijn(hun) verplichting om de op zijn werf aanwezige werknemers te registreren. Een dagelijkse supervisie of een waterdichte overeenkomst op het vlak van aansprakelijkheid ingeval van inbreuken gepleegd door alle onderaannemers die zich in de keten bevinden zijn dan wel broodnodig.
De aandachtige lezer zal gemerkt hebben dat ook de werknemers de verplichting hebben om hun aanwezigheid op de werf te registreren en de instructies van hun werkgever daaromtrent te volgen. Het arbeidsreglement van de onderneming zal dus moeten aangepast worden teneinde de werknemers daarop te wijzen.
De aannemer moet zich ook ervan vergewissen dat de opdrachtgever, de vertegenwoordiger van het openbaar bestuur bij een overheidsopdracht, de bouwdirectie belast met het ontwerp, de bouwdirectie belast met de controle op de uitvoering en de coördinator inzake veiligheid en gezondheid in het bezit zijn van een registratiemiddel dat compatibel is met het registratieapparaat op de arbeidsplaats. Zo niet dient hij er hun een te bezorgen of contractueel te bepalen dat hij de registratie zal uitvoeren via een andere automatische registratiewijze.
5. Vanaf wanneer geldt deze registratieplicht en welke zijn de sancties bij niet-naleving ervan?
Deze registratieplicht is verplicht vanaf 1 april 2014.
In sommige gevallen zal de registratieplicht evenwel niet verplicht zijn ook al is het totaalbedrag van de op de werf uitgevoerde werken gelijk aan of hoger dan 800.000 €, exclusief btw:
- De werf heeft een aanvang genomen vóór 1 januari 2014, wat ook de datum is waarop hij een einde heeft genomen;
- De werf heeft een aanvang genomen na 1 januari 2014 en vóór 1 april 2014 maar is geëindigd vóór 30 september 2014.
De sancties wanneer iemand vergeten is zich te registreren zullen evenwel maar pas toegepast worden vanaf 1 oktober 2014. Tot dan zal er een gedoogbeleid zijn.
De sancties die zullen toegepast worden vanaf 1 oktober 2014 zijn niet mals:
- De werknemer/zelfstandige die de registratieplicht niet naleeft → een administratieve geldboete van 60 tot 600€
- De werkgever die de registratieplicht niet naleeft → een administratieve geldboete van 300 tot 3.000€ of een strafrechtelijke geldboete van 600 tot 6.000 € x het aantal personen in overtreding.
- De bouwdirectie belast met de uitvoering en de (onder)aannemers die de bepalingen niet naleven,→ een administratieve geldboete van 300 tot 3.000€ of een strafrechtelijke geldboete van 600 tot 6.000 € x het aantal personen in overtreding.
6. Fiscaal voordeel ingeval van overuren gepresteerd op werven met registratie van de aanwezigheid
In een artikel van 24 december 2013, verschenen op onze website, meldden we u reeds dat vanaf 1 april 2014 het aantal overuren die recht geven op een fiscaal voordeel (vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing voor de werkgever en belastingvermindering voor de werknemer) van 130 naar 180 wordt opgetrokken op voorwaarde dat die overuren worden gepresteerd op een werf waar de aanwezigheid elektronisch werd geregistreerd.
Het bijkomend aantal overuren van 50 uren met fiscaal voordeel zal dus enkel kunnen gepresteerd worden op een werf waar de aanwezigheid elektronisch werd geregistreerd.