FAQ: Voorafgaand hoorgesprek in de overheidssector

Vanaf 1 mei 2024 verplicht de wet tot motivering van ontslag van contractuele werknemers in de overheidssector de werkgever om de werknemer vooraf te horen wanneer ontslag wordt overwogen om redenen die verband houden met zijn persoon of zijn gedrag. Wat houdt die verplichting tot een voorafgaand hoorgesprek in?

Het voorafgaande hoorgesprek is nu door de nieuwe wet als recht vastgelegd, maar is in de eerste plaats een algemeen beginsel van behoorlijk bestuur dat vereist dat een overheidsinstantie een persoon hoort voordat zij een ernstige maatregel neemt met betrekking tot zijn persoon of gedrag. In dat voorafgaande hoorgesprek moet de betrokkene zijn standpunt doeltreffend kunnen verdedigen.

Over hoe dit gesprek moet worden georganiseerd, blijft de wet vaag. Om deze verplichting zo goed mogelijk na te komen, vindt u hier enkele principes en best practices uit de rechtsleer en jurisprudentie.

1. Wanneer en hoe moet de werknemer op de hoogte worden gebracht?

Volgens de wet moeten de feiten en redenen voor de overwogen beslissing vooraf aan de werknemer worden meegedeeld met voldoende tijd om zijn hoorgesprek voor te bereiden.

De wetgever heeft niet gespecificeerd wat hij bedoelt met 'voldoende tijd'. Die termijn werd nooit duidelijk gepreciseerd in de rechtsleer of jurisprudentie. Een minimale termijn van vijf werkdagen wordt aanbevolen.

Opgelet: als in de statuten al een ontslagprocedure met een voorafgaand hoorgesprek is vastgelegd, moeten de voorwaarden van die procedure worden nageleefd, in het bijzonder de bepalingen met betrekking tot de termijnen.

De wetgever heeft niet verduidelijkt hoe de werknemer op de hoogte moet worden gesteld. We raden aan om de werknemer schriftelijk op te roepen. In de schriftelijke oproeping vermeldt u het best de volgende informatie:

• de overwogen beslissing (het ontslag);
• de feiten en redenen voor de overwogen beslissing;
• het recht van de werknemer om zich te laten bijstaan door een persoon van zijn keuze (advocaat of vakbondsafgevaardigde);
• het recht om getuigen op te roepen;
• het recht om het dossier te raadplegen en de praktische regelingen voor deze raadpleging (plaats, tijd, enz.);
• de mogelijkheid om zijn verweermiddelen schriftelijk te doen gelden.

Om er zeker van te zijn dat die oproeping wel degelijk wordt ontvangen, raden we aan om ze aangetekend te versturen of persoonlijk af te geven met ondertekening van een ontvangstbevestiging. 

2. Wat gebeurt er als de werknemer niet komt opdagen voor het hoorgesprek? 

Als de werknemer afwezig is bij het hoorgesprek en er geen geldige reden is voor zijn afwezigheid, raden we aan om een proces-verbaal van niet-verschijning op te stellen. De ontslagprocedure kan dan doorgaan.

Als de werknemer heeft aangegeven dat hij niet wil worden gehoord, wordt een proces-verbaal van weigering opgesteld en kan de procedure worden voortgezet.

In beide gevallen kan de werknemer later niet beweren dat zijn recht om te worden gehoord werd geschonden. 

3. De werknemer of de verdediger geeft aan dat hij niet beschikbaar is op de vastgestelde datum voor het voorafgaande hoorgesprek. Wat dan?

Als de werknemer kan aantonen dat hij niet beschikbaar is op de voorgestelde datum, moet het hoorgesprek worden uitgesteld. Over het algemeen wordt aanbevolen om ten minste één uitstel te accepteren.

Om de goede werking van de overheidsdienst niet in het gedrang te brengen, kan het hoorgesprek echter niet eindeloos worden uitgesteld. Als de werknemer ondanks het uitstel/de uitstellen het hoorgesprek nog steeds niet kan bijwonen, raden we aan hem te melden dat hij zijn opmerkingen schriftelijk kan doen gelden of dat hij zich kan laten vertegenwoordigen door de verdediger van zijn keuze.  De mogelijkheid om schriftelijk opmerkingen in te dienen, wordt ook bevestigd door de nieuwe wetgeving.

Als de verdediger van de werknemer niet op de oorspronkelijk afgesproken datum aanwezig kan zijn om de werknemer bij te staan, is het ook raadzaam om dit hoorgesprek uit te stellen. De werknemer heeft het recht zich te laten bijstaan door de verdediger van zijn keuze, en niet door een vervanger die hij misschien niet heeft kunnen kiezen. In dat geval is het waarschijnlijk praktischer om direct contact op te nemen met de verdediger van de werknemer om snel een nieuwe datum vast te leggen.

4. De werknemer is arbeidsongeschikt. Wat met zijn hoorgesprek?

Algemeen wordt aanvaard dat het feit dat een werknemer wordt erkend als arbeidsongeschikt, niet noodzakelijk betekent dat hij niet kan worden gehoord. De arbeidsongeschiktheid van een werknemer ontslaat de openbare werkgever dus niet van zijn verplichting om hem vooraf te horen.  In eerste instantie moet uitstel van het hoorgesprek worden overwogen. Maar zoals hierboven al aangehaald, als de werknemer ondanks het uitstel/de uitstellen het hoorgesprek nog steeds niet kan bijwonen, kan hem worden verzocht zijn opmerkingen schriftelijk te doen gelden of zich te laten vertegenwoordigen door de verdediger van zijn keuze.

Als de werknemer echter op grond van een gedetailleerd medisch attest fysiek of moreel niet in staat is om het hoorgesprek bij te wonen, kan onmiddellijk een schriftelijke verdediging of vertegenwoordiging door een verdediger van zijn keuze in overweging worden genomen.

5. Moet er een voorafgaand hoorgesprek plaatsvinden in geval van ontslag om dringende redenen?

De nieuwe wet sluit ontslag om dringende redenen uit van het toepassingsgebied. De werkgever is daarom niet verplicht om een voorafgaand hoorgesprek te houden.

In 2018 heeft het Grondwettelijk Hof echter bevestigd dat het beginsel van een voorafgaand hoorgesprek ook geldt in het geval van ontslag om dringende redenen. In elk geval moet de werknemer worden gehoord wanneer de openbare werkgever hierdoor voldoende kennis kan vergaren van de feiten en omstandigheden die aanleiding geven tot dit type ontslag.

Als de werkgever al voldoende kennis heeft van de feiten of omstandigheden, met name omdat een hoorgesprek in een andere context heeft plaatsgehad, kunnen arbeidsrechtbanken een nieuw hoorgesprek beschouwen als een gesprek dat enkel wordt georganiseerd omdat de door de procedure opgelegde termijn voor ontslag om dringende redenen is overschreden en de werkgever hiervoor een 'oplossing' tracht te vinden.  

In afwachting van verduidelijking door de wetgever of jurisprudentie raden we aan om door te gaan met vooraf werknemers te horen die in aanmerking komen voor ontslag om dringende redenen, voor zover de werkgever door dat gesprek voldoende kennis kan vergaren van de feiten en omstandigheden.

6. Moet de persoon die bevoegd is voor het gesprek dezelfde persoon zijn die bevoegd is voor het ontslag?

Dat is geen verplichting. Wat belangrijk is, is dat de voor het ontslag bevoegde persoon goed op de hoogte is van de inhoud van het gesprek. Daarom raden we aan om een volledig proces-verbaal op te stellen na het hoorgesprek (onmiddellijk of op een later tijdstip). De werkgever zorgt ervoor dat de werknemer dit proces-verbaal ondertekent. 

Belangrijk om te vermelden is dat wanneer een collegiaal orgaan met ontslagbevoegdheid zelf de werknemer hoort, alleen de leden van dat orgaan die aanwezig zijn bij het hoorgesprek mogen deelnemen aan het besluitvormingsproces.