Vakantiedagen plannen: de spelregels

De zomervakantie nadert... Misschien hebben nog niet alle werknemers hun vakantie aangevraagd en wachten sommigen op de lastminuteaanbiedingen. In een dergelijke situatie kan de werkgever overstelpt worden met verlofaanvragen die op het laatste ogenblik werden ingediend. Daarom bestaan er een reeks regels voor het vastleggen van de vakantie.

1. Moeten alle wettelijke vakantiedagen worden opgenomen?

Werknemers die gans het jaar 2023 hebben gewerkt, hebben in 2024 recht op 4 weken wettelijke vakantie in hun arbeidsregeling. Voor werknemers die niet het volledige jaar hebben gewerkt in 2023, wordt het recht op vakantie naar verhouding berekend. Ze kunnen eventueel aanspraak maken op aanvullende vakantiedagen om zo tot 4 weken vakantie te komen.

De vakantiedagen moeten in principe vóór 31 december 2024 worden opgenomen. Op deze regel bestaan een aantal uitzonderingen die worden beschreven in ons artikel. Bovendien is de werkgever verplicht erop toe te zien dat de werknemers hun vakantie effectief opnemen vóór het einde van het jaar. Om discussies en eventuele sancties te vermijden, moet een werkgever idealiter aantonen dat hij de nodige maatregelen heeft genomen om ervoor te zorgen dat zijn werknemers hun vakantie effectief (hadden) kunnen opnemen.

2. Is er een akkoord vereist tussen werknemer en werkgever?

Tenzij de vakantiedagen collectief werden vastgelegd binnen de sector of de binnen de onderneming, is er een akkoord vereist tussen de werkgever en de werknemer voor de individuele opname van vakantiedagen. De vakantiedagen kunnen dus niet eenzijdig worden vastgelegd, noch door de werknemer noch door de werkgever.

De werknemer kan voorstellen wanneer hij zijn vakantiedagen wilt opnemen, maar het is aan de werkgever om de verlofaanvraag goed te keuren. Omgekeerd kan de werkgever ook niet eisen dat de vakantiedagen worden opgenomen binnen een welbepaalde periode. 

3. Kan de werkgever een verlofaanvraag weigeren?

De werkgever kan een vakantieperiode weigeren op voorwaarde dat er een goede reden voorhanden is.  Denk bijvoorbeeld aan een aantal werknemers die tegelijk hun vakantiedagen willen opnemen, een drukke periode of de ziekte van een werknemer met organisatorische problemen als gevolg.

De weigering moet dan expliciet worden meegedeeld aan de werknemer, zo niet kan de werknemer uitgaan van het principe “zwijgen is toestemmen”. Let er wel op dat de weigering op een redelijk tijdstip gebeurt en dus best niet de dag voor het geplande vertrek. 

4. Welke regels moeten worden nageleefd?

Om het vastleggen van de vakantie in goede banen te leiden, gelden een aantal basisregels:

• Wanneer het werknemers met schoolgaande kinderen betreft, wordt de vakantie bij voorkeur toegekend tijdens de schoolvakanties;
• De werknemers moeten tussen 1 mei en 31 oktober 2 opeenvolgende weken vakantie krijgen. De werknemer is echter niet verplicht om deze weken na elkaar op te nemen. Voor werknemers die op 31 december van het vakantiedienstjaar jonger zijn dan 18 jaar wordt deze periode op 3 weken gebracht;
• In alle gevallen moet in de loop van het jaar verplicht een ononderbroken week vakantie worden toegekend;
• In principe mogen geen halve vakantiedagen worden genomen behalve wanneer ze worden aangevuld met een gewone halve rustdag of een halve dag Europese vakantie. De werknemers mogen ook vragen om de laatste 3 dagen van de vierde vakantieweek in halve dagen op te splitsen, maar de werkgever kan zich hiertegen verzetten als dit het werk in de onderneming ontregelt;
• De vakantiedagen buiten de hoofdvakantie worden bij voorkeur vastgelegd in een minder drukke periode in de onderneming.

5. Kunnen er regels worden opgenomen in het arbeidsreglement?

Wij raden aan om de procedure en de termijn die de werknemers bij hun verlofaanvraag in acht moeten nemen, te vermelden in het arbeidsreglement alsook de voorrangsregels die in de onderneming van toepassing zijn bij gelijktijdige aanvragen die om organisatorische redenen niet kunnen worden ingewilligd. 

In de praktijk kan rekening worden gehouden met de volgende elementen om te bepalen welke verlofaanvragen voorrang hebben: de anciënniteit van de werknemers, het feit dat de vakantie collectief is bepaald in de onderneming van de echtgenoot, de gezinstoestand van de werknemers, het feit dat een werknemer al voorrang heeft gekregen bij het vastleggen van vorige vakanties, het aanwezig zijn van een bepaald aantal personen in bepaalde periodes…

6. Wat als er geen akkoord wordt bereikt tussen werknemer en werkgever?

Als men niet tot een akkoord komt, kan de arbeidsrechtbank een beslissing in kort geding nemen. Dit gebeurt in de praktijk echter zelden tot nooit.