Mobiliteitsbudget: berekeningsformules verduidelijkt door een circulaire
Van op 11 Maart 2024Sinds 1 januari 2024 zullen werkgevers een forfaitaire formule kunnen gebruiken om het bedrag van het mobiliteitsbudget en het bedrag van de uitgaven onder pijler 1 (bedrijfswagen) te berekenen. Een fiscale circulaire geeft details over het gebruik van de verschillende formules (werkelijke of forfaitaire methode).
Het mobiliteitsbudget is een budget dat de werkgever aan een werknemer kan toekennen als alternatief voor de bedrijfswagen waarop hij aanspraak kan maken. Dit mobiliteitsbudget biedt werknemers de keuze om de bedrijfswagen die ze hebben of waar ze recht op hebben volledig te vervangen door duurzame vervoersmiddelen, of te kiezen voor een mix van een groenere bedrijfswagen en deze duurzame vervoersmiddelen. Alleen het niet-gebruikte deel van het mobiliteitsbudget kan op het einde van het jaar aan de werknemer worden betaald.
Het mobiliteitsbudget bevat drie pijlers:
- pijler 1: milieuvriendelijke bedrijfswagen;
- pijler 2: duurzame vervoerswijze;
- pijler 3: saldo.
Sinds 1 januari 2024 hebben werkgevers dus de keuze tussen de werkelijke of forfaitaire berekeningsmethode om het bedrag van het mobiliteitsbudget en het bedrag van de uitgaven onder pijler 1 (bedrijfswagen) te berekenen (zie ons uitgebreide artikel van 12 december 2023).
In een recente circulaire geeft de fiscus enkele details over deze nieuwe formules.
1. Forfaitaire berekeningsmethode: optie, geen verplichting
Die formule is een optie, en dus geen verplichting voor werkgevers die een mobiliteitsbudget aanbieden.
Daarom moeten de werkgevers die gebruik willen maken van de formule op basis van forfaitaire waarden hierover duidelijk communiceren aan hun werknemers in het kader van hun aanbod.
2. Forfaitaire berekeningsmethode en variabele component: wijziging woon-werkafstand en telewerk
De forfaitaire berekening gebruikt een formule gebaseerd op een forfaitair bedrag van 6.000 zuivere privékilometers per jaar en een forfaitair bedrag van 200 gewerkte dagen per jaar (voor de afstand tussen de woon- en werkplaats en terug). Het bestaat uit een vast en een variabel deel.
Wanneer de woon-werkafstand wijzigt in de loop van het jaar omwille van bijvoorbeeld een verandering van woonplaats, dan zal die wijziging pas uitwerking hebben in de formule vanaf 1 januari van het daaropvolgende jaar (voor de vaststelling van de bestedingen binnen pijler 1 en niet voor de berekening van het totaalbedrag van het mobiliteitsbudget waarover reeds een overeenkomst is gesloten).
Bij de bepaling van de woon-werkafstand wordt rekening gehouden met 200 werkdagen. Dit is een forfait. Er is dus geen aanpassing afhankelijk van het aantal mogelijke telewerkdagen.
3. Voorbeeld forfaitaire berekeningsmethode voor het bedrag van de uitgaven onder pijler 1
De kosten en de gegevens zijn de volgende:
- CO2-uitstoot: 85 gr/km (benzinemotor);
- leasekost: 625 euro/maand;
- gemiddelde jaarlijkse kost van alle kosten die niet zijn opgenomen in het leasecontract: 120 euro (kosten carwash);
- brandstofkosten niet begrepen in de leasekost;
- de aftrekbare btw bedraagt 35 %;
- de verworpen uitgaven bedragen 20,4 %;
- solidariteitsbijdrage: 376,08 euro op jaarbasis;
- woon-werkafstand: 30 km enkel.
Formule:
625 euro x 12 = 7.500 euro (jaarlijkse leasekost excl. Btw) +120 euro = 7.620 euro.
7.620 euro x 21 % btw = 1.600,20 euro x 65 % (niet-aftrekbare btw) = 1.040,13 euro.
7.620 euro x 20,4 % (verworpen uitgaven) x 25 % (tarief vennootschapsbelasting) = 404,22 euro.
Vaste component = 7.620 + 1.040,13 + 404,22 + 376,08 = 9.440,43 euro.
Variabele component = (6.000 + (30 x 2 x 200)) x 0,4269 x 30 %= 2.305,26 euro.
Het bedrag van de besteding in pijler 1 = 9.440,43 + 2.305,26 = 11.745,69 euro.
4. Terugbetaling leasemaatschappij
Als de leasemaatschappij een bedrag terugbetaalt aan de werkgever omdat er bijvoorbeeld veel minder kilometers zijn gereden met de milieuvriendelijke bedrijfswagen dan is ingeschat, dan moet het mobiliteitsbudget van de werknemer overeenkomstig worden verhoogd. Er zijn initieel immers teveel kosten aangerekend op het mobiliteitsbudget.
Het bedrag wordt toegerekend aan het kalenderjaar waarin de terugbetaling plaatsvindt. Wat eventueel overblijft op het einde van het kalenderjaar, valt onder pijler 3 en wordt overeenkomstig uitbetaald.
5. Looptijd keuze
De gemaakte keuze is geldig voor een periode van drie jaar. Het is enkel na afloop van die periode dat de werkgever voor een andere methode kan kiezen. De overeenkomsten die al zijn gesloten, blijven volledig van kracht en worden op generlei wijze aangetast.
Wanneer een werkgever na de periode van 3 jaar beslist om over te stappen van de werkelijke naar de forfaitaire methode (of omgekeerd), dan heeft dit enkel gevolgen voor de nieuwe instappers.
De werkgever dient in principe om de 3 jaar een keuze te maken. Wanneer hij dit niet doet, dan wordt zijn vorige keuze geacht stilzwijgend te zijn verlengd voor een periode van 3 jaar.
Voorbeeld:
- indien de werkgever kiest voor de toepassing van de forfaitaire waardenformule in 2024, blijft deze keuze onverminderd gelden voor 2024, 2025 en 2026;
- indien de werkgever in 2027 kiest voor de toepassing van de werkelijke kostenformule, dan zal dit enkel gelden voor wie vanaf 2027 instapt. Wie in 2026 reeds was ingestapt behoudt de toepassing van de forfaitaire waardenformule.
6. Gevolgen op het vlak van de inwerkingtreding
De formules treden in werking op 1 januari 2024.
6.1. Bedrag van het mobiliteitsbudget
Het bedrag van het mobiliteitsbudget van overeenkomsten gesloten vóór 1 januari 2024 wijzigt niet ingevolge de invoering van de werkelijke kostenformule of forfaitaire waardenformule.
Maar, wanneer het bedrag van het mobiliteitsbudget van overeenkomsten gesloten vóór 1 januari 2024 zou wijzigen ingevolge een functieverandering of bevordering, dan moet het nieuwe bedrag van het mobiliteitsbudget worden vastgesteld volgens de nieuwe kostenformules.
Voor overeenkomsten gesloten vanaf 1 januari 2024 is de werkgever verplicht om gebruik te maken van de werkelijke of forfaitaire formules zoals voorzien door de nieuwe regelgeving. De formules die voor eerdere overeenkomsten werden uitgewerkt, kan hij niet gebruiken.
6.2. Bedrag van de bestedingen binnen pijler 1
Het bedrag van de bestedingen binnen pijler 1 van het mobiliteitsbudget moet jaarlijks worden vastgesteld.
Voor overeenkomsten gesloten vóór 1 januari 2024 zal het bedrag van de bestedingen binnen pijler 1 vanaf 1 januari 2024 moeten worden vastgesteld volgens de werkelijke kostenformule. De forfaitaire waardenformule kan voor overeenkomsten gesloten vóór 1 januari 2024 niet worden gebruikt, omdat de keuze van de werkgever om gebruik te maken van de forfaitaire waardenformule enkel gevolgen heeft voor de nieuwe instappers.
Voor overeenkomsten gesloten vanaf 1 januari 2024 heeft de werkgever de keuze tussen beide formules.
Dit soort van voordeel wordt samen met een hele reeks andere voordelen uitvoerig besproken in ons naslagwerk over Alternatieve vergoedingen. Kijk zeker eens naar de nieuwe editie (juni 2024).