Mobiliteitsbudget: de berekeningsformules eindelijk bekend!

Vanaf 1 januari 2024 zullen werkgevers een forfaitaire formule kunnen gebruiken om het bedrag van het mobiliteitsbudget en het bedrag van de uitgaven onder pijler 1 (bedrijfswagen) te berekenen. Het zal ook verplicht zijn om het volledige mobiliteitsbudget ter beschikking te stellen van de werknemer (in een virtuele vorm).

Het mobiliteitsbudget is een budget dat de werkgever aan een werknemer kan toekennen als alternatief voor de bedrijfswagen waarop hij aanspraak kan maken. Dit mobiliteitsbudget biedt werknemers de keuze om de bedrijfswagen die ze hebben of waar ze recht op hebben volledig te vervangen door duurzame vervoersmiddelen, of te kiezen voor een mix van een groenere bedrijfswagen en deze duurzame vervoersmiddelen. Alleen het niet-gebruikte deel van het mobiliteitsbudget kan op het einde van het jaar aan de werknemer worden betaald.

Het mobiliteitsbudget wordt berekend op basis van de total cost of ownership (TCO) van de wagen, verminderd met een eventuele persoonlijke bijdrage van de werknemer.

Het mobiliteitsbudget bevat drie pijlers:

• pijler 1: milieuvriendelijke bedrijfswagen;
• pijler 2: duurzame vervoerswijze;
• pijler 3: saldo.

Tot nu toe was het soms ingewikkeld om zowel het totale bedrag van het mobiliteitsbudget als het budget voor pijler 1 te berekenen, omdat niet alle kosten altijd precies of op voorhand bekend zijn.

Daarom voorziet een Koninklijk Besluit in de mogelijkheid om een forfaitaire berekeningsmethode te gebruiken:

• dat laat de werkgever toe een transparante en aanvaardbare berekening te maken van het bedrag dat hij ter beschikking kan stellen aan de werknemer voor bestedingen in pijler 2 en van het saldo dat hij later, na aftrek van de bestedingen in pijlers 1 en 2, moet uitbetalen in pijler 3;
• voor de werknemer maakt het gebruik van een forfaitaire formule dan weer onmiddellijk duidelijk welk bedrag hij kan uitgeven in pijler 2 en welk bedrag hij, na aftrek van zijn bestedingen in pijlers 1 en 2, kan verwachten in pijler 3;
• de mogelijkheid van het gebruik van een forfaitaire formule, om het bedrag van het mobiliteitsbudget zelf te bepalen dat aan een werknemer ter beschikking wordt gesteld, zal ook een aanzienlijke administratieve vereenvoudiging en een grotere rechtszekerheid voor alle gebruikers van het mobiliteitsbudget mogelijk maken.

Het gebruik van de formules op basis van forfaitaire waarden is optioneel voor de werkgever. Dus moet hij hierover duidelijk communiceren aan zijn werknemers in het kader van zijn aanbod, zodat zij weten hoe de bestedingen in pijler 1 en het bedrag van hun mobiliteitsbudget zullen worden berekend. Als de werkgever geen keuze maakt, wordt de werkelijke berekeningsmethode toegepast.

Vanaf 1 januari 2024 hebben werkgevers dus de keuze tussen de werkelijke of forfaitaire berekeningsmethode.

1. Werkelijke berekeningsmethode

Deze berekening wordt gebaseerd op alle werkelijke kosten die de werkgever heeft gemaakt. Het nieuwe Koninklijk Besluit voorziet in een exhaustieve lijst: geen andere kosten kunnen in aanmerking worden genomen.

1.1. Lijst van werkelijke kosten

• jaarlijkse afschrijving van 20% van de kostprijs van de milieuvriendelijke bedrijfswagen, rekening houdende met de aangerekende opties en accessoires en de toegekende kortingen;
• intresten op geleende kapitalen;
• kosten van huur of leasing;
• brandstof- en elektriciteitskosten;
• administratiekosten met betrekking tot tank- en laadkaarten;
• jaarlijkse afschrijving van 20% van de kostprijs van het laadstation en zijn installatie;
• onderhouds- en herstellingskosten van het laadstation;
• beheerskosten van de laadpaal en van laadkabel;
• tol- en parkeerkosten;
• reinigings-, onderhouds- en herstellingskosten;
• kosten van een vervangwagen;
• kosten voor het rijklaar maken van het voertuig;
• kosten voor het vervangen, verwisselen en stockeren van de banden;
• expertisekosten bij teruggave van het voertuig bij het einde van het contract of bij een verandering van bestuurder;
• herstelkosten geïnventariseerd bij teruggave van voertuig eindecontract;
• verzekeringskosten (incl. franchisekosten);
• kosten van de technische keuring;
• beheerskosten van dienstverlening;
• belasting op de in verkeerstelling;
• verkeersbelasting;
• patronale CO2-solidariteitsbijdrage ten voordele van de RSZ;
• niet-recupereerbare btw op bovengenoemde kostenposten;
• belasting op het niet-aftrekbaar gedeelte van bovengenoemde posten;
• belasting op het gedeelte van het voordeel van alle aard dat een verworpen uitgave vormt.

Kosten kunnen niet dubbel worden berekend (bijvoorbeeld als ze al zijn opgenomen in de kosten met betrekking tot het huur- of leasecontract).

De kosten kunnen slechts in rekening worden gebracht voor zover het bedrijfswagenbeleid voorziet in de financiering ervan (= de door de werkgever vastgelegde voorschriften die de voorwaarden met betrekking tot de toekenning en het gebruik van de bedrijfswagen regelen).

1.2. Moment van de berekening

Als de werkelijke berekeningsmethode wordt gebruikt om het totale bedrag van het mobiliteitsbudget te berekenen, moet het gemiddelde van de jaarlijkse bruto kosten van de bedrijfswagen worden berekend waarvan de werknemer afstand doet. Dit gemiddelde wordt berekend over de laatste vier jaar, of over de volledige periode wanneer de bedrijfswagen minder dan vier jaar ter beschikking werd gesteld, rekening houdend met alle werkelijke kosten omschreven hierboven.

Als de werkelijke berekeningsmethode wordt gebruikt om de uitgaven van pijler 1 te berekenen, worden de uitgaven van het jaar in kwestie in aanmerking genomen.

1.3. Verrekening van kosten

Indien bepaalde kosten voor de milieuvriendelijke bedrijfswagen in pijler 1 niet gekend zijn op het moment van de toekenning van het mobiliteitsbudget (bijvoorbeeld voor brandstof- en elektriciteitskosten), zal de werkgever het resterende budget in pijler 2 en 3 vaststellen gebaseerd op een eigen schatting.

Zodra de werkelijke kosten zijn gekend, moeten die worden verrekend in het mobiliteitsbudget. Die verrekening moet zo snel mogelijk worden gerealiseerd en de werknemer moet hiervan in kennis worden gesteld.

In de loop van het jaar worden de werkelijke kosten ten laste gebracht van het mobiliteitsbudget en weet de werknemer precies hoeveel van zijn budget nog beschikbaar is.

2. Forfaitaire berekeningsmethode

De forfaitaire berekening gebruikt een formule gebaseerd op een forfaitair bedrag van 6.000 zuivere privékilometers per jaar en een forfaitair bedrag van 200 gewerkte dagen per jaar (voor de afstand tussen de woon- en werkplaats en terug). Het bestaat uit een vast en een variabel deel.

De forfaitaire waardenformule zal logischerwijs worden gebruikt voor werknemers die (nog) niet genieten van een bedrijfswagen en die dus geen afstand doen van een bedrijfswagen. In die gevallen is het niet zinvol om het bedrag van het mobiliteitsbudget op basis van werkelijke kosten te berekenen.

Deze formule zal logischerwijs ook worden gebruikt bij een functieverandering of bevordering wanneer de werknemer door die verandering of die bevordering tot een functiecategorie behoort waarvoor het loonsysteem van de werkgever respectievelijk in een hoger of lager budget voorziet. Ook in die gevallen zullen er geen gegevens beschikbaar zijn om het bedrag van het mobiliteitsbudget op basis van werkelijke kosten te berekenen.

De formule varieert naargelang het type voertuig.

2.1. Gehuurd of geleased voertuig

Vaste component: Jaarlijkse huur- of leasekost + gemiddelde jaarlijkse kost van alle kosten die niet zijn opgenomen in het huur- of leasecontract (mits zij zijn opgenomen in het bedrijfswagenbeleid) + niet-aftrekbare btw + belasting op de niet-aftrekbare autokosten + patronale CO2-solidariteitsbijdrage

Variabele component: + (6 000 + afstand woon-werk x 2 x 200) x verbruikskost per kilometer, op voorwaarde dat de brandstofkosten niet al inbegrepen zijn in de jaarlijkse huur- of leasekost

De gemiddelde jaarlijkse kost van alle kosten die niet zijn opgenomen in het huur- of leasecontract is de gemiddelde jaarlijkse kosten van al deze uitgaven over de afgelopen drie jaar, of de gemiddelde jaarlijkse kosten over de gehele periode indien de bedrijfswagen voor minder dan drie jaar ter beschikking is gesteld, steeds op voorwaarde dat daarin is voorzien in het bedrijfswagenbeleid.

2.2. Voertuig in eigendom of financiële leasing

Vaste component: Cataloguswaarde voertuig (inclusief de belasting op het niet-aftrekbaar gedeelte van de cataloguswaarde) x 25% + patronale CO2-solidariteitsbijdrage

Variabele component: + (6 000 + afstand woon-werk x 2 x 200) x verbruikskost per kilometer.

De cataloguswaarde wordt berekend volgens dezelfde methode die wordt gebruikt om het belastbare voordeel in natura te berekenen dat het gebruik van een bedrijfswagen vertegenwoordigt.

2.3. Verbruikskost per kilometer

De verbruikskost per kilometer is gelijk aan 30% van de kilometervergoeding die voorzien is voor de terugbetaling van kosten die de werknemer maakt wanneer hij zijn privévoertuig gebruikt voor beroepsverplaatsingen.

De verbruikskost per kilometer is gelijk aan 0 indien de werknemer niet over een tankkaart of een laadkaart beschikt.

Om de uitgaven onder pijler 1 te berekenen, zal het bedrag worden gebruikt van toepassing op het moment dat de uitgaven worden bepaald. Gezien de bestedingen in pijler 1 jaarlijks worden vastgelegd, zal de forfaitaire kilometervergoeding jaarlijks kunnen fluctueren (naar aanleiding van een verandering van woonplaats of omwille van het feit dat een ander forfaitair bedrag van toepassing is).

Als het totale bedrag van het mobiliteitsbudget moet worden berekend, wordt de kilometervergoeding in aanmerking genomen die geldt op het moment dat het bedrag van het mobiliteitsbudget wordt vastgesteld. Dit zal gebeuren op het ogenblik van de eerste toekenning, maar ook wanneer een functieverandering of bevordering leidt tot een wijziging van het bedrag van het mobiliteitsbudget. Afgezien van deze omstandigheden leidt de latere wijziging (verhoging of verlaging) van de kilometervergoeding niet tot een aanpassing van het bedrag van het mobiliteitsbudget.

3. Keuze tussen werkelijke en forfaitaire schatting

Dezelfde methode moet immers worden toegepast voor alle werknemers binnen het bedrijf.

De werkgever kan beslissen om de forfaitaire methode te gebruiken voor de berekening van het bedrag van het mobiliteitsbudget, en om gebruik te maken van de werkelijke methode om het bedrag van de bestedingen in pijler 1 te berekenen, voor zover die logica wordt toegepast voor alle werknemers van het bedrijf.

Er bestaat wel een uitzondering op de verplichting om voor alle werknemers dezelfde methode te gebruiken: in bepaalde gevallen is alleen de forfaitaire formule mogelijk (nieuwe indiensttreding, bevordering of functieverandering). In dergelijke gevallen kunnen de twee methoden naast elkaar bestaan.

De gemaakte keuze is geldig voor een periode van drie jaar. Het is enkel na afloop van die periode dat de werkgever voor een andere methode kan kiezen. Wanneer een werkgever na de periode van 3 jaar beslist om over te stappen van de werkelijke naar de forfaitaire methode (of omgekeerd), dan heeft dit enkel gevolgen voor de nieuwe instappers (de akkoorden die al zijn gesloten, blijven volledig van kracht en worden op generlei wijze aangetast).

4. Terbeschikkingstelling van het mobiliteitsbudget

Voortaan moet het volledige mobiliteitsbudget immers virtueel ter beschikking worden gesteld van de werknemer op een mobiliteitsrekening, en niet alleen het mobiliteitsbudget na aftrek, in voorkomend geval, van het deel gebruikt voor de financiering van een milieuvriendelijke bedrijfswagen en van de bijhorende kosten (pijler 1).

Bron: Koninklijk besluit van 10 september 2023 tot uitvoering van artikelen 8, § 5, en 12, § 5, van de wet van 17 maart 2019 betreffende de invoering van een mobiliteitsbudget, en tot wijziging van het koninklijk besluit van 21 maart 2019 tot uitvoering van de wet van 17 maart 2019 betreffende de invoering van een mobiliteitsbudget, BS 29 september 2023.