Professionele verplaatsingen met privévoertuig: jaar- of kwartaalbedrag?

Wanneer een werknemer zijn eigen voertuig gebruikt voor professionele verplaatsingen, kan de werkgever hem de hiervoor gemaakte kosten terugbetalen. Deze terugbetaling gebeurt in de vorm van een kilometervergoeding. Deze kan gebaseerd zijn op een vast bedrag per kwartaal of een vast bedrag per jaar. Maar hoe weet je welk bedrag je moet gebruiken? Meer hierover in dit artikel.

Wanneer een werknemer zijn eigen voertuig (wagen of bromfiets) gebruikt voor professionele verplaatsingen, kan de werkgever hem de hiervoor gemaakte kosten terugbetalen.

De fiscale en sociale administratie aanvaarden dat de werkgever deze kosten terugbetaalt op basis van forfaitaire vergoedingen, die in principe gebaseerd zijn op het bedrag dat de overheid aan zijn personeel toekent.

1. Wat is het bedrag dat de overheid gebruikt?

Voorheen werd de kilometervergoeding die de overheid toekende één keer per jaar geïndexeerd, op 1 juli. De rechtsgrondslag hiervoor was een koninklijk besluit van 1965 en een koninklijk besluit van 2017. Beide koninklijke besluiten gebruikten dezelfde berekeningsformule en indexeringsfrequentie.

Om sneller te kunnen reageren op schommelingen in de brandstofprijzen werd het koninklijk besluit van 2017 aangepast. Sinds 1 oktober 2022 gebeurt de indexering voor het overheidspersoneel driemaandelijks en is de berekeningsmethode gewijzigd.

Het koninklijk besluit van 1965 werd echter niet gewijzigd, maar wordt in de praktijk niet meer gebruikt door de federale overheid, die zich baseert op het besluit van 2017.

2. Welk bedrag wordt er in de privésector toegepast?

Over het algemeen is er geen minimumbedrag. We moeten dus kijken naar wat voorzien is op sector- of ondernemingsniveau.

2.1. Sectorale verplichting?

In sommige sectoren is de terugbetaling van professionele verplaatsingen met een privévoertuig vastgelegd in een collectieve arbeidsovereenkomst.

Bepaalde sectorale collectieve arbeidsovereenkomsten verwijzen naar het koninklijk besluit van 2017 om het bedrag van de terugbetaling te bepalen. In dat geval zal het bedrag dus per kwartaal variëren.

Andere overeenkomsten zijn nog steeds gebaseerd op het oude koninklijk besluit van 1965 volgens hetwelk het bedrag nog steeds jaarlijks wordt geïndexeerd op 1 juli.

2.2. Verplichting op ondernemingsniveau?

Op ondernemingsniveau is het ook mogelijk om een terugbetaling te voorzien in de vorm van een kilometervergoeding (in het arbeidsreglement, in een bedrijfs-cao of volgens een gebruik). Bijgevolg moet de inhoud van de bron onderzocht worden om erachter te komen hoe een eventuele kilometervergoeding berekend wordt.

3. Welk bedrag wordt aanvaard op sociaal en fiscaal niveau?

Het basisprincipe is dat de vaste kilometervergoeding niet wordt beschouwd als belastbaar loon en niet onderworpen is aan sociale zekerheidsbijdragen, zolang ze niet hoger is dan de vergoeding die de overheid aan zijn personeel toekent.

Sinds de overstap naar de driemaandelijkse indexering bij de overheid, publiceerde de RSZ alleen nog het kwartaalbedrag, terwijl de fiscus beide bedragen is blijven communiceren.

Dit was geen probleem, zolang het jaarlijkse bedrag lager bleef dan het driemaandelijkse bedrag. In juli 2023 was de situatie echter omgekeerd en stelde zich de vraag of dit jaarlijkse bedrag volledig vrijgesteld kan blijven.

Onlangs bevestigden de RSZ en de fiscus dat beide bedragen beschouwd werden als ernstige normen en daarom volledig vrijgesteld waren van sociale en fiscale lasten.

Opgelet! Werkgevers die ervoor kiezen om het forfaitaire systeem op jaarbasis toe te passen, moeten dit doen voor de hele periode van 1 juli tot en met 30 juni. Ze mogen tijdens deze periode niet overschakelen op het driemaandelijkse forfaitaire systeem. De overgang naar het kwartaalbedrag kan alleen gebeuren op 1 juli van het volgende jaar.

De RSZ en de fiscus vragen dus een zekere coherentie in het gebruik van het forfaitaire bedrag.

U kan de huidige bedragen vinden in ons artikel van 3 oktober 2023.

4. Tot slot...

Eerst en vooral moet u nagaan of uw sector een verplichting heeft voorzien om professionele verplaatsingen met een privévoertuig terug te betalen.

Als dat het geval is, moet u zich hieraan houden en het bedrag respecteren dat door uw sector is vastgelegd.

Indien uw sector een cao over dit onderwerp heeft gesloten, dan kan u deze terugvinden in hoofdstuk 12 van onze sectorale documentatie. We vermelden daarin welk bedrag wordt gevolgd door uw paritair comité.

Indien uw sector hierover geen overeenkomst heeft gesloten en u binnen uw bedrijf nog geen voorzieningen heeft getroffen, kan u kiezen tussen het jaarbedrag of het kwartaalbedrag. U moet er dan wel rekening mee houden dat de keuze voor het jaarbedrag gedurende één jaar moet worden aangehouden (van 1 juli tot 30 juni van het volgende jaar).

Indien u binnen uw bedrijf een kilometervergoeding heeft voorzien en u wil de manier wijzigen waarop deze wordt berekend, dan moet u de rechtsbron waarop deze terugbetaling is gebaseerd, wijzigen volgens de wettelijke procedures.

Bronnen: Circulaire nr. 2023/C/78 van 18 september 2023 over de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen; Administratieve Instructies RSZ van 25 september 2023.