Verblijfskosten voor opdrachten in België : eenvormige bedragen voor de fiscus

Een werkgever die zijn werknemer een opdracht buiten de zetel geeft, mag hem tegen bepaalde voorwaarden een dagelijkse vaste vergoeding toekennen.

Tot vandaag bestond er een belastingvrijstelling voor forfaitaire vergoedingen die door de werkgever toegekend worden als terugbetaling van verblijfskosten gemaakt door een werknemer ter gelegenheid van zijn verplaatsingen in België, voor zover het bedrag ervan niet hoger was dan de gelijkaardige vergoedingen die de Staat toekent aan zijn ambtenaren. Het bedrag dat de Staat toekent aan een ambtenaar is afhankelijk van het ambtsniveau van de ambtenaar (A, B, C en D). In de privésector volgde die vergoeding de functie van de werknemer.

De fiscus heeft nu beslist dat alle werknemers vanaf 1 januari 2014 de hoogste vergoedingen zullen krijgen ongeacht hun categorie.

Dat betekent dat de forfaitaire vergoedingen die ondernemingen toekennen aan hun werknemers voor verplaatsingen in België ten titel van terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever niet belastbaar zullen zijn indien :

• het bedrag van de vergoeding vastgesteld wordt rekening houdend met het werkelijk aantal verplaatsingen en met de vereiste minimumduur van de gemaakte verplaatsingen;
• dat bedrag niet groter is dan de vergoedingen die de Staat toekent aan zijn personeel van de klassen A4 en A5.

1. Toe te passen regels

De vergoeding voor verblijfkosten dekt de maaltijden en drank wanneer de prestaties geleverd worden buiten de onderneming en voor haar rekening.

Een dienstverplaatsing van minimum 5 uur in opdracht van de werkgever is vereist om recht te hebben op de forfaitaire vergoeding. Zoals bekend geven de verplaatsingen van meer dan 5 uur en minder dan 8 uur met daarin inbegrepen de periode tussen middag en 14 uur, recht op de toekenning van de vergoeding die voorzien is voor verplaatsingen van minstens 8 uur.

2. Bedragen geldig sedert 1 januari 2013

 (1) De terugbetaling van de huisvestingkosten omvat de kosten van het avondmaal, deovernachting en van het ontbijt.

(2) Dit is de huisvesting die niet wordt terugbetaald door de werkgever.

(3) Als de werknemer logeert bij familie, vrienden, kennissen of collega’s waarvoor geen betaling wordt gevraagd. Het is dus geen nacht die doorgebracht wordt op hotel en die volledig door de werkgever wordt terugbetaald.

3. Overschrijding van de bedragen

Als de toegekende vergoeding groter is dan de genoemde bedragen en/of als de dienstverplaatsingen niet voldoen aan de voorwaarden inzake minimumduur, dan moet zij in principe beschouwd worden als een belastbare bezoldiging.

De toekenning van een hogere belastingsvrije verblijfsvergoeding is mogelijk voor zover de werkgever het volgende bewijs levert :

• de vergoeding moet kosten eigen aan de werkgever dekken; én
• de vergoeding wordt werkelijk aan dergelijke uitgaven besteed.

Hetzelfde geldt voor de vergoedingen die worden toegekend als terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever gemaakt voor dienstverplaatsingen van vijf uur of korter.

4. Wettelijke bevestiging

Het bovenstaande is het gevolg van een parlementair antwoord van de minister van financiën. Het bestuur zal een omzendbrief opmaken met opgave van de bovenstaande principes voor de vergoedingen betaald of toegekend vanaf 1 januari 2014.

5. En sociaal ?

De RSZ heeft zijn standpunt niet veranderd. De verblijfsvergoedingen die worden toegekend aan de werknemers die reizen (reizend personeel) kunnen tegen bepaalde voorwaardenbeschouwd worden als kosten ten laste van de werkgever en zijn dan ook vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen.

De RSZ aanvaardt momenteel een bedrag van 35 EUR voor een overnachting. Dit bedrag is beperkt tot de dagen waarop de werknemer moet blijven logeren in de buurt van een werf of een bepaalde werkplaats wanneer het omwille van de afstand niet redelijk lijkt om naar zijn thuis terug te keren. Dit bedrag wordt geacht de kosten van avondmaal, huisvesting en ontbijt te dekken.

Als de werknemer niet blijft logeren, dan aanvaardt de RSZ dat het volgende wordt toegekend :

• een wegvergoeding van 10 EUR ;
• een vergoeding van 6 EUR voor een maaltijd als de werknemer geen eten kan meenemen. Deze maaltijdvergoeding mag niet worden toegekend als de werknemer reeds maaltijdcheques met patronale tussenkomst krijgt. Die tussenkomst zal dan moeten afgetrokken worden van het forfaitaire bedrag (voorbeeld : een forfaitaire maaltijdvergoeding van 6 EUR maar maaltijdcheques met patronale tussenkomst van 4,91 EUR : er kan nog slechts een maaltijdvergoeding van 1,09 EUR worden toegekend).

Verder legt de RSZ de volgende bijkomende verduidelijkingen en voorwaarden op:

• vergoedingen voor verblijfskosten betreffen slechts rondreizend personeel (het is hierbij irrelevant of het rondreizen op permanente wijze gebeurt zoals bij handelsvertegenwoordigers en technici of enkel bij gelegenheid zoals bij adviseurs). Met reizend personeel bedoelt de RSZ de werknemer die zich overdag moet verplaatsen en dus geen gebruik kan maken van de sanitaire voorzieningen van zijn werkgever of van een bijkantoor van hem (bv. WC, stortbaden, eetzaal). De werknemer moet met andere woorden gebruik maken van privévoorzieningen;
• de reizende werknemer moet overdag meer dan 4 uur onderweg zijn;
• er mag geen onderscheid gemaakt worden tussen hiërarchische niveaus ;
• de werknemer die één of meer dagen na elkaar op dezelfde plaats (bv. werf) of bij dezelfde opdrachtgever werkt, is geen reizende werknemer. De RSZ stelt dat die plaats dan de plaats van tewerkstelling wordt en dat de werknemer er de sanitaire installaties kan gebruiken (tenzij het tegendeel kan worden aangetoond). In zo’n geval is enkel de toekenning van maaltijdcheques denkbaar.