Elke onderneming die onderworpen is aan de publicatieverplichting van de jaarrekeningen moet een sociale balans opstellen. In de sociale balans wordt specifieke informatie vermeld over het personeelsbestand- en verloop en de opleidingsactiviteiten van de werknemers. Vanaf 2016 zal de sociale balans geen onderdeel meer uitmaken van de toelichting bij de jaarrekening maar zal zij als een afzonderlijk document moeten opgesteld worden.
Toepassingsgebied
Elke onderneming die bij de wet van 17 juli 1975 op de boekhouding en de jaarrekeningen van de ondernemingen onderworpen is aan de publicatieverplichting moet een sociale balans opstellen.
Daarnaast worden ook een aantal ondernemingen die geen jaarrekening openbaar moeten maken via de Nationale Bank toch verplicht om een sociale balans op te stellen en neer te leggen. Het betreft onder andere de ziekenhuizen (die niet de vorm hebben van een handelsvennootschap met beperkte aansprakelijkheid of van een grote vzw hebben) en de privaatrechtelijke rechtspersonen die geen jaarrekening moeten openbaar maken voor zover zij minstens 20 personeelsleden in hun personeelsregister hebben ingeschreven.
Ook ondernemingen naar buitenlands recht die in België een bijkantoor hebben en de buitenlandse vzw’s met een centrum van werkzaamheden in België dienen een sociale balans op te stellen en neer te leggen. Zij bevat enkel gegevens van de tewerkstelling in al hun Belgische centra van werkzaamheden samen.
Volledig of verkort schema
De kleine en middelgrote ondernemingen die een verkort schema van hun jaarrekeningen mogen opstellen, zijn gemachtigd een verkorte sociale balans op te stellen. Dit zijn de ondernemingen die op jaarbasis gemiddeld niet meer dan 100 werknemers tewerkstellen en niet meer dan één van de volgende grenzen overschrijden:
– jaarlijks gemiddeld aantal tewerkgestelde werknemers: 50;
– jaarlijkse omzet exclusief btw: 7.300.000 euro;
– balanstotaal: 3.650.000 euro.
Ondernemingen die gemiddeld meer dan 100 werknemers tewerkstellen, of de ondernemingen met niet meer dan gemiddeld 100 werknemers en die meer dan één van de hierboven vermelde grenzen overschrijden moeten het volledig schema van de sociale balans invullen.
De modellen van het volledig en het verkorte schema zijn beschikbaar op de website van de Nationale Bank: www.nbb.be.
Inhoud
De wijzigingen hebben geen betrekking op de inhoud van de sociale balans. Bijgevolg bevat deze nog steeds drie rubrieken:
- Staat van tewerkgestelde personen: het betreft een overzicht van het personeelsbestand;
- Tabel van het personeelsverloop tijdens het boekjaar;
- Inlichtingen over de opleidingen voor werknemers tijdens het boekjaar: zowel de gegevens van de formele als de initiële en informele opleidingen dienen vermeld te worden.
Wijzigingen vanaf 2016
Ingevolge een wijziging van de boekhoudrichtlijn maakt de sociale balans niet langer een onderdeel uit van de toelichting bij de jaarrekening.
Alle vennootschappen dienen de sociale balans voortaan als een afzonderlijk document op te vragen. Zij dienen apart een sociale balans op te stellen en neer te leggen bij de Nationale Bank, tenzij zij beslissen om deze informatie vrijwillig in hun jaarrekening op te nemen. Dit moet gebeuren binnen de 30 dagen na goedkeuring van de jaarrekening en uiterlijk 7 maanden na afsluiting van het boekjaar.
Ondanks het feit dat de sociale balans niet langer deel uitmaakt van de jaarrekening (tenzij de ondernemingen vrijwillig beslissen om de gegevens in de jaarrekening op te nemen), moet de sociale balans nog steeds én tegelijk met de jaarrekening aan de ondernemingsraad worden meegedeeld. Bij gebrek aan een ondernemingsraad, wordt de sociale balans overgemaakt aan de vakbondsafvaardiging. Is er noch een ondernemingsraad noch een vakbondsafvaardiging aanwezig in de onderneming, dan kan de sociale balans door de werknemers worden geraadpleegd op de plaats waar het arbeidsreglement moet worden bewaard.
Kleine ondernemingen die een sociale balans volgens het verkort schema of microschema hebben opgemaakt en openbaar gemaakt, moeten aan de ondernemingsraad, de vakbondsafvaardiging of de werknemers wel een jaarrekening en een sociale balans volgens het volledig schema meedelen. Dit volledig schema van jaarrekening en sociale balans dient ook aan de algemene vergadering meegedeeld te worden.
Deze wijzigingen zijn van toepassing op de boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2016.