Vandaag krijgen zowat 1,3 miljoen werknemers papieren maaltijdcheques. Een beetje hoofdrekenen leert dat er elk jaar zo’n 250 miljoen maaltijdcheques in omloop worden gebracht.
Om het administratief werk dat hiermee gepaard gaat voor de werkgever te verlichten (vandaag moeten zij ervoor zorgen dat die maaltijdcheques met een interne of externe koerierdienst op de verschillende plaatsen van tewerkstelling terechtkomen, waar ze dan moeten worden uitgereikt aan de werknemers die persoonlijk voor ontvangst moeten tekenen) en om het gebruik van tonnen papier voor de aanmaak van die cheques te vermijden, is de federale regering op het idee gekomen elektronische maaltijdcheques in omloop te brengen.
De langverwachte koninklijke besluiten die het systeem van de elektronische maaltijdcheque moeten invoeren werden eindelijk gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 23 november 2010.
Vanaf 1 januari 2011 zal de elektronische maaltijdcheque geleidelijk zijn intrede doen in België.
I. Werking van het systeem
Voor de werknemer wordt er een maaltijdchequerekening geopend. Dat is een databank waarin een aantal elektronische maaltijdcheques zullen worden opgeslagen en beheerd door een erkend uitgever. Het is dus geen bankrekening, noch een financiële rekening.
De uitgever plaatst op die rekening het aantal maaltijdcheques waarop de werknemer recht heeft (ze worden dus niet meer uitgereikt).
De werknemer van zijn kant zal over een drager of betaalmiddel beschikken (waarschijnlijk een chipkaart : dat zal van de uitgever afhangen) waarmee hij zijn voedingsaankopen zal kunnen betalen via zijn maaltijdchequerekening. Die chipkaart of wat dan ook, moet gratis zijn voor de werknemer (behalve bij vervanging in geval van verlies of diefstal).
Wanneer de werknemer betaalt zal altijd het principe « first-in-first-out » worden toegepast: de maaltijdcheques met de kortste nog resterende geldigheidsduur worden eerst gebruikt.
Met zijn elektronische maaltijdcheques zal de werknemer meteen het verschuldigde bedrag exact kunnen betalen. Hij zal dus geen veelvoud van de waarde van de maaltijdcheque op tafel moeten leggen.
Voorbeeld: een werknemer heeft nog 3 maaltijdcheques van 7 € op zijn rekening staan. Hij doet een aankoop ten bedrage van 10 EUR. Zijn maaltijdchequerekening zal worden gedebiteerd voor 10 EUR (zelfs al is dat geen veelvoud van 7 EUR). Er rest hem nog 11 EUR die hij zal kunnen spenderen bij een volgende aankoop. Had de werknemer met papieren cheques betaald dat had hij twee stuks moeten geven en de handelaar zou hem 4 EUR wisselgeld hebben teruggegeven.
Binnen de twee werkdagen na de aankoop krijgt de handelaar het geld op zijn rekening.
Wanneer de werknemer zijn drager verliest of indien hij gestolen wordt, moet hij op een eenvoudige, snelle en kosteloze wijze kunnen geblokkeerd en weer vrijgegeven worden via een noodnummer. Binnen de 10 werkdagen moet de werknemer over een nieuwe drager kunnen beschikken om te verhinderen dat de geldigheidsduur van de maaltijdcheques verstrijkt. In zulk geval moet de geldigheidsduur van de cheques met 10 werkdagen worden verlengd.
Het elektronisch systeem mag de werkgevers en de handelaars niet meer kosten dan de papieren cheques.
Ten slotte moet de werknemer op een eenvoudige en kosteloze wijze zijn saldo kunnen nakijken alsook de nog resterende geldigheidsduur van de cheques die hij nog niet gebruikt heeft. Uiterlijk een week voor de vervaldatum van de elektronische maaltijdcheque moet de werknemer op de hoogte gebracht worden van die nakende vervaldatum.
II. Sociale en fiscale vrijstellingsvoorwaarden van de elektronische maaltijdcheques
Net zoals de papieren versie zijn de elektronische maaltijdcheques in principe loon waarop sociale bijdragen en belastingen verschuldigd zijn behalve als bepaalde voorwaarden samen vervuld zijn.
Die voorwaarden zijn dezelfde als voor de papieren cheques maar er komen er specifieke bij voor de elektronische maaltijdcheque.
1. Gemeenschappelijke voorwaarden
- De maaltijdcheques moeten worden toegekend bij collectieve of individuele overeenkomst (als er geen vakbondsafvaardiging is of wanneer het een personeelscategorie betreft die gewoonlijk niet wordt beoogd door een collectieve overeenkomst) ;
- het aantal maaltijdcheques dat wordt toegekend moet gelijk zijn aan het aantal gewerkte dagen. Zij worden elke maand overhandigd aan de werknemer (papieren versie) of op zijn rekening gestort (elektronische versie), in één of meer keren (in functie van het aantal gewerkte dagen of in functie van het aantal uren in geval van alternatieve berekening) ;
- de maaltijdcheques zijn op naam;
- de maaltijdcheques zijn 3 maanden geldig (voor de elektronische maaltijdcheques gaat die duur in op het ogenblik dat de rekening wordt gecrediteerd) ;
- zij mogen slechts worden gebruikt voor de aankoop van maaltijden of gebruiksklare voeding;
- per maaltijdcheque mag het werkgeversaandeel niet groter zijn dan 5,91 EUR en het werknemersaandeel moet minstens 1,09 EUR bedragen.
Merk ten slotte ook op dat de algemene voorwaarden van de maaltijdcheques aangevuld worden met het verbod een (elektronische of papieren) maaltijdcheque te cumuleren met een maaltijdvergoeding voor dezelfde dag.
2. Eigen voorwaarden voor de elektronische maaltijdcheques
Elektronische maaltijdcheques moeten daarenboven voldoen aan bijkomende voorwaarden om niet als loon beschouwd te worden:
- het aantal elektronische maaltijdcheques en het brutobedrag ervan, verminderd met het persoonlijk aandeel van de werknemer, moeten op zijn loonbrief worden vermeld;
- alvorens de elektronische maaltijdcheques te kunnen gebruiken moet de werknemer kennis kunnen nemen van het saldo, alsook van de geldigheidsduur van de maaltijdcheques die hem werden geleverd en die nog niet gebruikt zijn;
- er wordt voor elektronische maaltijdcheques gekozen bij collectieve of individuele overeenkomst;
- de elektronische maaltijdcheques kunnen slechts door een erkend uitgever worden verstrekt. Als die uitgever zijn erkenning verliest of failliet gaat, blijven de maaltijdcheques geldig tot hun vervaldatum;
- het gebruik van de elektronische maaltijdcheques mag geen kosten meebrengen voor de werknemer behalve in geval van verlies of diefstal (tegen de voorwaarden die moeten bepaald worden in een collectieve arbeidsovereenkomst of in het arbeidsreglement; maar zelfs in dat geval mogen de kosten niet hoger zijn dan de nominale waarde van een maaltijdcheque).
III. Overgang van de papieren maaltijdcheque naar de elektronische maaltijdcheque (en terug)
Zowel de werknemer als de werkgever moet vrij kunnen kiezen tussen de elektronische en de papieren maaltijdcheque. Het is dus mogelijk dat in één onderneming beide versies voorkomen omdat sommige werknemers liever een papieren maaltijdcheque ontvangen.
Natuurlijk kan de werknemer geen keuze maken zolang de werkgever de elektronische maaltijdcheque nog niet heeft ingevoerd.
Zoals bekend wordt er voor de elektronische maaltijdcheque gekozen met een collectieve arbeidsovereenkomst (zelfs sectoraal) of in een individueel akkoord (als er geen vakbondsafvaardiging is of als het om een personeelscategorie gaat die gewoonlijk niet door collectieve arbeidsovereenkomsten beoogd wordt). Daarom zullen de ondernemingen die reeds maaltijdcheques toekennen in de papieren versie hun collectieve of individuele overeenkomst moeten aanpassen om te kunnen overschakelen naar de elektronische versie. Als zij maaltijdcheques toekennen krachtens een sectorale collectieve arbeidsovereenkomst, dan zullen zij een bedrijfscollectieve arbeidsovereenkomst of een individueel akkoord moeten sluiten.
Die keuze moet stabiel zijn in de tijd om organisatieproblemen te vermijden. Daaruit volgt dat de keuze voor elektronische maaltijdcheques, alsook van de wijze waarop de betaling van de maaltijdcheques wordt veranderd, eveneens collectief moeten worden bepaald. Zo komt het dat de wijze waarop en de termijn waarbinnen de betalingswijze (papier of elektronisch) zal worden veranderd, moeten worden vastgelegd in een collectieve arbeidsovereenkomst of in het arbeidsreglement wanneer er voor elektronische maaltijdcheques wordt gekozen in een individueel akkoord.
Bij ontstentenis van een collectieve regeling (bij collectieve arbeidsovereenkomst of in het arbeidsreglement) is de keuze voor papieren of voor elektronische maaltijdcheques voor minstens drie maanden geldig. Rekening houdend met deze minimumduur mogen werknemer en werkgever hun keuze veranderen met een opzeggingsduur van één maand. Die termijn gaat in op de eerste dag van de maand volgend op die waarin de opzegging werd gegeven.
Opmerking : gezien de specifieke situatie in de uitzendsector, kunnen de keuze en de modaliteiten van omkeerbaarheid slechts geregeld worden met een vooraf gesloten sectorale overeenkomst.
IV. Erkenningsprocedure
Zoals hierboven gezegd moet de uitgever van de maaltijdcheques erkend zijn.
Het tweede koninklijk besluit dat op 23 november 2010 in het Belgisch Staatsblad werd gepubliceerd bevat de procedure die moet worden gevolgd om deze erkenning te bekomen.
De aanvraag wordt ingediend bij het Ministerie van Economische Zaken. De uitgever moet aantonen dat hij voldoet aan de werkingsvoorwaarden van het systeem en aan de voorwaarden in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Hij moet met name zorgen voor een betrouwbare technologie, verhinderen dat onbevoegden inzage hebben in de gegevens en ze niet doorgeven aan derden, noch gebruiken voor profileringsdoeleinden.
De erkenningsaanvraag mag ten vroegste worden ingediend op 1 januari 2011.
De erkenning wordt toegekend of geweigerd binnen een termijn van 3 maanden door publicatie van een bericht in het Belgisch Staatsblad en zij is voor een onbepaalde duur geldig.
De erkenning kan worden ingetrokken als de uitgever de genoemde voorwaarden niet meer vervult. Als de uitgever failliet gaat, wordt zijn erkenning automatisch ingetrokken. Deze intrekking of schrapping komt in het Belgisch Staatsblad. Binnen de 3 werkdagen moet de uitgever zijn aangesloten werknemers hiervan op de hoogte brengen.
Van zodra de erkenning is ingetrokken of geschrapt, mag de uitgever geen elektronische maaltijdcheques meer in omloop brengen. Hij moet er evenwel over waken dat het systeem nog drie maanden kan blijven werken zodat de weknemers het saldo van hun maaltijdchequerekening kunnen opnemen en opdat de handelaars betaald worden.
De maaltijdcheques die in omloop werden gebracht na het verlies van de erkenning of na faillissement blijven geldig tot hun vervaldatum.
V. Inwerkingtreding
Deze nieuwe regeling treedt in voege op 1 januari 2011. Drie jaar na de inwerkingtreding zal het systeem van de elektronische maaltijdcheques geëvalueerd worden.