Een vergoeding die voor een buitenlandse dienstreis wordt toegekend, kan onder bepaalde voorwaarden worden beschouwd als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. De RSZ brengt een verduidelijking aan in zijn laatste instructies.
Werknemers die in opdracht van hun werkgever verplaatsingen maken naar het buitenland worden vaak geconfronteerd met bijkomende kosten die verband houden met deze buitenlandse opdrachten en die in principe ten laste zouden moeten vallen van hun werkgever. Wanneer een onderneming aan haar werknemers in het kader van dergelijke buitenlandse opdrachten dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen toekent, kunnen deze vergoedingen onder bepaalde voorwaarden en binnen bepaalde grenzen als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever worden aangemerkt.
Grensbedragen
In een artikel van 15 april 2016 deelden we u de bedragen mee die vanaf 1 april 2016 van toepassing zijn. Sindsdien is er niets gewijzigd. U kunt de bedragen terugvinden door hier te klikken.
Welke kosten ?
De bedragen worden geacht de kosten van maaltijden en van andere kleine uitgaven te vergoeden. Zij dekken niet de huisvestingskosten en evenmin de verplaatsings- of reiskosten naar het buitenland en terug. Onder kleine uitgaven wordt onder meer verstaan het plaatselijk vervoer in het land van bestemming – zoals tram, bus, metro, taxi – drank, versnaperingen, lokale telefoongesprekken en fooien.
Kostenrealiteit !
In zijn instructies van het 2de kwartaal 2017 verduidelijkt de RSZ dat, om gebruik te kunnen maken van de forfaits 'Buitenlandse dienstreizen', de werknemer nog steeds geconfronteerd moet worden met een kostenrealiteit. Een werknemer die zonder bijkomende kosten te moeten maken af en toe of regelmatig de grens oversteekt, wordt daarom nog niet altijd geconfronteerd met kosten die het gebruik van het 'forfait buitenlandse zaken' verantwoorden.
In feite herinnert de RSZ aan het algemene principe inzake terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. De toegekende bedragen (forfaitaire terugbetaling of op basis van bewijsstukken) moeten steeds overeenstemmen met de werkelijk gemaakte kosten.
De werkgever heeft een dubbele bewijslast in dit verband:
- hij moet eerst aantonen dat de vergoeding werd toegekend als terugbetaling van kosten die hem eigen zijn;
- en daarna bewijzen dat de vergoeding daadwerkelijk aan dergelijke kosten werd besteed.
Dit soort terugbetaling van kosten en vele andere worden uitvoerig beschreven in ons naslagwerk over alternatieve verloning. Mis de nieuwe editie (2017) die haar 10de verjaardag viert niet!
Bron : Administratieve instructies RSZ, 2de kwartaal 2017, www.socialsecurity.be.