Wanneer u een nieuwe werknemer in dienst neemt, moet u voor zijn onthaal zorgen, hem een aantal inlichtingen verstrekken en hem laten begeleiden door een "peter". Hiervoor zijn verschillende tijdstippen voorzien al naargelang u meer of minder dan 20 werknemers tewerkstelt.
De wet verplicht werkgevers om bij aanwerving van nieuwe werknemers bepaalde regels inzake onthaal in acht te nemen. Deze verplichtingen verschillen in functie van de grootte van uw onderneming bij ondertekening van de arbeidsovereenkomst, op de eerste werkdag en/of in de maand van indiensttreding.
Voor ondernemingen met minder dan 20 werknemers
Bij ondertekening van de arbeidsovereenkomst
Naast het verhelderen van zijn rol in de onderneming, moet u aan de nieuwe werknemer alle inlichtingen verstrekken betreffende zijn loonvoorwaarden, de sociale zekerheid en de eventuele sociale werken. Ook informatie inzake educatief verlof en het paritair comité van de onderneming moeten worden meegedeeld.
De maatregelen inzake veiligheid en gezondheid evenals de maatregelen om arbeidsongevallen en beroepsziekten te voorkomen, moeten op dat moment worden uitgelegd. U mag zich beperken tot de basisprincipes want op de eerste werkdag wordt hierop nog meer uitgebreid ingegaan.
De eerste werkdag
Op deze eerste dag bent u verplicht aan de nieuwe werknemer alle inlichtingen en instructies te verstrekken die nodig en nuttig zijn in toepassing van de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. De verantwoordelijke voor het onthaal moet bevestigen dat aan deze verplichting is voldaan door ondertekening van een hiertoe bestemd document (u kan zo’n document vragen aan uw dossierbeheerder). Dit document wordt daarna bewaard door de preventieadviseur. Vergeet niet alle maatregelen uit te leggen die op het gebied van veiligheid en gezondheid in de onderneming van toepassing zijn alsook de risico's die aan de arbeidspost verbonden zijn en de te nemen preventiemaatregelen. De noodprocedures, de procedures voor eerste hulp, brandbestrijding en evacuatie van de werknemers moeten eveneens worden uitgelegd.
Zorg ervoor dat de volgende gegevens duidelijk vermeld zijn: de namen en gegevens van de preventieadviseurs, de vertrouwenspersoon, de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, het bestaan van overlegorganen in de onderneming en de namen en functies van de personen die er deel van uitmaken. Deze gegevens staan normaal gezien in het arbeidsreglement.
Duid een ervaren werknemer (peter) aan om de nieuwe werknemer te begeleiden. Deze opdracht kan ook door de werkgever worden uitgevoerd.
Voorzie een toereikende en adequate opleiding over de arbeidspost of de functie.
Voor ondernemingen met minstens 20 werknemers (ruimere verplichtingen)
Bij ondertekening van de arbeidsovereenkomst
Deel de volgende gegevens mee aan de nieuwe werknemer: datum, uur en plaats waar hij zich de eerste dag moet aanmelden, of er een parkingplaats en / of vestiaire is, wie zijn contactpersoon is en wie voor het onthaal verantwoordelijk zal zijn.
Informeer hem over zijn loon- en arbeidsvoorwaarden, zijn werkrooster en het paritair comité waaronder de onderneming ressorteert. Leg hem de wettelijke en cao-normen uit die relevant zijn voor de functie.
De eerste werkdag
Zorg voor een programma voor deze onthaaldag. Tijdens deze dag legt u hem zijn taken tijdens de eerste dagen uit alsook de moeilijkheden die hij kan ondervinden. U legt hem ook de activiteit en de algemene structuur van de onderneming uit.
Op deze eerste dag bent u verplicht hem alle inlichtingen en instructies te verstrekken die nodig en nuttig zijn in toepassing van de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers tijdens de uitvoering van hun werk. De verantwoordelijke voor het onthaal moet bevestigen dat aan deze verplichting is voldaan door ondertekening van een hiertoe bestemd document (u kan zo’n document vragen aan uw dossierbeheerder). Dit document wordt daarna bewaard door de preventieadviseur. Vergeet niet alle maatregelen uit te leggen die op het gebied van veiligheid en gezondheid in de onderneming van toepassing zijn alsook de risico's die aan de arbeidspost verbonden zijn en de te nemen preventiemaatregelen. De noodprocedures, de procedures voor eerste hulp, brandbestrijding en evacuatie van de werknemers moeten eveneens worden uitgelegd.
Zorg ervoor dat de volgende gegevens duidelijk vermeld zijn: de namen en gegevens van de preventieadviseurs, de vertrouwenspersoon, de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, het bestaan van overlegorganen in de onderneming en de namen en functies van de personen die er deel van uitmaken. Deze gegevens staan normaal gezien in het arbeidsreglement.
Duid een ervaren werknemer (peter) aan om de nieuwe werknemer te begeleiden.
Organiseer een bezoek aan de werkpost en de rechtstreekse werkomgeving en stel de rechtstreekse leidinggevenden, collega's en werknemersafgevaardigden voor.
Voorzie een toereikende en adequate opleiding over de arbeidspost of de functie.
In de maand van indiensttreding
Organiseer een begeleid bezoek aan de onderneming. Neem wat meer tijd voor het bezoek aan de sociale dienst, de medische dienst, de personeelsdienst en de dienst voor beroepsopleiding indien ze in de onderneming aanwezig zijn.
Informeer de nieuwe werknemer verder over zijn rol, zijn functie, de werkomgeving en de wijze waarop zijn prestaties (kwantitatief en kwalitatief) worden gecontroleerd. Er moet ook uitleg worden gegeven over educatief verlof.
Zet de opleiding inzake welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk verder (dit is gebonden aan het vijfjaarlijks preventieplan). Veiligheid en gezondheid alsook preventie van arbeidsongevallen en beroepsziekten maken er deel van uit.