Bij de volgende sociale verkiezingen zal de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg in contact staan met uw onderneming via de beveiligde e-Box. Die zal dienen om u de inlogcodes voor de webapplicatie sociale verkiezingen mee te delen en u toegang te geven tot de gegevens en documenten die essentieel zijn voor de verkiezingsprocedure. Voor zover u dit nog niet hebt gedaan, kunt u deze elektronische brievenbus vanaf nu activeren.
Ontdek waarvoor de webapplicatie sociale verkiezingen en de e-box dienen en hoe er toegang toe te krijgen!
Waarvoor dient de webapplicatie sociale verkiezingen?
Bij de vorige sociale verkiezingen stelde de FOD WASO een webapplicatie "sociale verkiezingen" ter beschikking van uw onderneming. Via die applicatie kon u de wettelijk verplichte documenten en statistieken digitaal versturen naar de FOD WASO en de representatieve werknemersorganisaties.
Ook voor de sociale verkiezingen van 2016 zal die applicatie ter beschikking van uw onderneming worden gesteld en dit vanaf het begin van de procedure in november 2015.
Via deze applicatie kunt u :
- de administratieve en statistische gegevens bestemd voor de FOD WASO invullen;
- (pre-)electorale informatie meedelen aan de werknemersorganisaties (via upload);
- het proces-verbaal van de verkiezingen verzenden naar de werknemersorganisaties en de FOD WASO (via upload);
- de kandidatenlijsten ingediend door de verschillende werknemersorganisaties digitaal ontvangen.
Hoe toegang krijgen tot de webapplicatie sociale verkiezingen?
De nodige inlogcodes (dossiernummer en wachtwoord) voor de webapplicatie worden u verstuurd via de e-Box van de sociale zekerheid.
Via de e-Box ontvangt uw onderneming ook informatieve brochures en documenten alsook de nodige herinneringen en instructies bij de start van de verschillende fases van de verkiezingsprocedure.
Wat is de e-Box?
De e-Box is een beveiligde elektronische brievenbus die door de instellingen van de Sociale Zekerheid wordt gebruikt om documenten, informatie en andere instructies naar uw onderneming te sturen.
Voor de sociale verkiezingen biedt het gebruik van de e-Box talrijke voordelen:
- de verzendingen gebeuren via een beveiligd kanaal;
- de verzendingen worden rechtstreeks naar de eindbestemmeling gestuurd (in dit geval, de verantwoordelijke voor de sociale verkiezingen);
- de verzendingen worden gedurende de ganse verkiezingsprocedure bewaard zodat alle informatie (bv. dossiernummer, wachtwoord, brochure, ...) op ieder ogenblik kan worden geraadpleegd (geen risico op verlies).
- de verantwoordelijke voor de sociale verkiezingen in uw onderneming kan op ieder ogenblik nagaan of hij geen etappe van de procedure vergeten is.
Hoe u registreren op het portaal en de e-Box van uw onderneming activeren?
Als uw onderneming al over een actieve e-Box beschikt, hoeft u in dit stadium niets te ondernemen. Aanvullende instructies zullen u in mei 2015 worden meegedeeld. Als uw onderneming nog niet geregistreerd is op het portaal van de sociale zekerheid moet u zich registreren en de procedure volgen.
Van zodra uw onderneming geregistreerd is, ontvangt de hoofdtoegangsbeheerder (verantwoordelijke toegang entiteit) voor uw onderneming een gebruikersnaam en een wachtwoord waarmee hij voor het eerst kan inloggen op het portaal. Via de applicatie Toegangsbeheer kan hij vervolgens de betrokken personen in uw onderneming toegang geven tot de documenten betreffende de sociale verkiezingen in de e-Box van uw onderneming.
Wie kan een e-Box activeren?
Er is een e-Box beschikbaar op voorwaarde dat uw onderneming (juridische entiteit) geregistreerd is op het portaal van de sociale zekerheid.
Uw juridische entiteit moet zich slechts één keer op het portaal registreren, ook al beschikt ze in de zin van de wetgeving op de sociale verkiezingen over meerdere technische bedrijfseenheden.
Meer informatie over de registratie en de activering van de e-Box vindt u op het portaal van de Sociale Zekerheid. U vindt er de eerste stap die tegen mei 2015 moet worden uitgevoerd om toegang te krijgen tot de e-Box. In mei 2015 zult u nadere informatie ontvangen over het gebruik van de e-Box voor de procedure van de sociale verkiezingen.
Wacht niet langer en activeer uw e-Box!