Sinds 1 januari 2014 gelden er voor de toepassing van de gedeeltelijke vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing in het kader van wetenschappelijk onderzoek specifieke definities ingevoerd voor de begrippen ‘onderzoeks- of ontwikkelingsprojecten of –programma’s’ die in aanmerking komen voor die fiscale maatregel. Voor die definities verwijzen wij u door naar ons artikel van 29 juli 2013 daaromtrent.
Die projecten en programma’s moeten, om in aanmerking ter komen voor de vrijstelling, sinds 1 januari 2014 ook worden aangemeld bij de Programmatorische Federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid. Dat kan via het invullen van het aanmeldingsformulier op de site van Belspo. Voor de op 1 januari 2014 reeds bestaande projecten of programma’s kan dat echter nog uiterlijk tot 31 december 2014 gebeuren. Die laatste moeten ook pas aan de nieuwe definities voldoen vanaf 1 januari 2015.
Om de rechtszekerheid omtrent de toepassing van die maatregel te bevorderen werd er zowel voor de ondernemingen als voor de FOD Financiën ook de mogelijkheid ingevoerd om aan de Programmatorische Federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid te vragen of de door hen voorgelegde projecten of programma’s eventueel in aanmerking zouden komen voor die vrijstelling. De POD Wetenschapsbeleid zou daarover dan een bindend advies verlenen.
In een koninklijk besluit van 23 maart 2014 werden nu de procedure en de modaliteiten van zo’n adviesaanvraag vastgelegd. De regels zullen verschillen in functie van wie de aanvraag doet (de onderneming of de FOD Financiën). Bovendien wordt er een bijkomende verplichting op het vlak van de te bewaren stukken gecreëerd voor de ondernemingen die de gedeeltelijke vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing in het kader van het wetenschappelijk onderzoek toepassen.
Hieronder geven we wat meer uitleg over de inhoud van dat KB.
1. Adviesaanvraag door de onderneming
1.1. Vormvereisten voor de aanvraag
De aanvraag door de onderneming of de FOD Financiën kan schriftelijk of elektronisch gebeuren en moet worden gericht aan de POD Wetenschapsbeleid.
De aanvraag moet minstens volgende elementen bevatten:
- de identiteit van de aanvrager en in voorkomend geval, die van de betrokken partijen;
- de beschrijving van de onderzoeks- of ontwikkelingsprojecten of -programma’s waarvoor het advies wordt gevraagd;
- elementen die kunnen aantonen dat het project of programma fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling tot doel zou hebben;
en/of
- de volledige identiteit van de werknemer alsmede, in voorkomend geval, het rijksregisternummer;
- elementen die aantonen dat de werknemer zal tewerkgesteld zijn in onderzoeks- of ontwikkelingsprojecten of -programma’s;
- in voorkomend geval, elementen die aantonen dat de betrokken werknemer over het vereiste diploma beschikt.
1.2. Advies door de POD Wetenschapsbeleid
De POD Wetenschapsbeleid controleert binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de aanvraag of de aanvraag volledig was. Zij kunnen in de loop van die maand eventueel vragen dat de onderneming de aanvraag vervolledigt of verduidelijkt.
De aanvraag wordt geacht volledig te zijn:
- na het bekomen van alle gevraagde aanvullingen of mondelinge toelichtingen. De overheidsdienst bevestigt dit binnen de veertien dagen na het bekomen van de laatste aanvullingen of toelichtingen;
of
- na het verstrijken van de termijn van één maand wanneer de overheidsdienst geen vragen heeft gesteld aan de aanvrager.
Binnen de drie maanden nadat de aanvraag geacht wordt volledig te zijn, verleent de POD Wetenschapsbeleid haar bindend advies. Die termijn kan in onderling overleg wel worden gewijzigd. Van zodra het advies gegeven is, is het definitief. Een kopie van het advies wordt ook overgemaakt aan de FOD Financiën.
2. Adviesaanvraag door de FOD Financiën
De FOD Financiën kan haar adviesaanvraag enkel elektronisch richten aan de POD Wetenschapsbeleid. De POD Wetenschapsbeleid geeft haar bindend advies uiterlijk binnen één maand na de ontvangst van de aanvraag. De onderneming waarover het advies handelt ontvangt van de POD Wetenschapsbeleid een kopie van het advies.
3. Te bewaren stukken
Tot nu toe moesten de ondernemingen die van de gedeeltelijke vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing gebruikmaakten enkel een nominatieve lijst bijhouden met een aantal verplichte vermeldingen over de werknemers voor wie zij voor die maatregel in aanmerking komen. Voortaan moeten zij nu ook het bewijs van aanmelding van de projecten of programma’s bij de POD Wetenschapsbeleid bewaren.
De bovengenoemde stukken moeten in geval van een eventuele controle kunnen worden voorgelegd aan de fiscus.
4. Inwerkingtreding
De bovenstaande nieuwe procedures en modaliteiten treden retroactief in werking vanaf 1 januari 2014.
Het is wel nog even afwachten tot de website van Belspo in een elektronisch aanvraagformulier voorziet. Van zodra dat beschikbaar is, brengen we u daarvan op de hoogte.